Devlet memurunun özlük dosyası, onun kamu görevindeki kişisel tarihini ifade eder. Böyle olunca, özlük dosyalarının içeriğinin kurumdan kuruma fark etmemesi ve belirli bir standartta olması beklenir. Bu yazımızda şu sorunun cevabını bulalım: Memurun özlük dosyasında bulunması gerekenler nelerdir?
Memurun özlük dosyası
Memurun özlük dosyası yeni bir kavram olmamakla beraber, 2011 yılında yapılan bir değişiklikle özel olarak düzenlemiştir. Böylece, memurların özlük dosyalarına ilişkin temel kurallar belirlenmiştir.
2011 yılında yapılan değişiklikten önce 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 109’uncu maddesinin başlığı “Memur kütüğü, numarası, cüzdanı, özlük dosyası” iken yapılan değişiklik sonucunda madde başlığı “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” olmuştur.
Başlık değişiminden de anlaşılacağı üzere madde içeriği daha güncel ve zamanın ruhuna uygun hale getirilmiştir.
657’de özlük dosyası
Değiştirilen 109’uncu maddeye göre; memurların T.C kimlik numaraları esas alınarak bir personel bilgi sistemine kaydedilmesi ve her memur için özlük dosyası tutulması gerekir.
Özlük dosyasında bulunması gerekenler
Memurun özlük dosyasında neler bulunması gerektiği 109’uncu maddede ifade edilmiştir. Buna göre, özlük dosyasında şunların bulunması icap eder:
- Memurun mesleki bilgileri
- Mal bildirimleri
- Varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları
- Varsa disiplin cezaları
- Varsa ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler
Daha sonra 2 seri nolu Kamu Personeli Genel Tebliğinde özlük dosyasının 8 bölümden oluşacağı bildirilmiştir.
Memur özlük dosyasının bölümleri
Devlet Memurları Kanunu’nun 109’uncu maddesinin son fıkrasında yer alan ve özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esasların Devlet Personel Başkanlığınca belirleneceğine dair hükmün gereği olarak çıkarılan 2 seri nolu Kamu Personeli Genel Tebliğine göre özlük dosyası 8 bölümden oluşur. Bu bölümlerde bulunması gereken bilgi ve belgeler şöyledir:
- Birinci bölüm: İlk atamaya, yeniden atamaya ve naklen atamaya ilişkin belgeler
- İkinci bölüm: Öğrenim durumu, yabancı diller ve derecesi, lisansüstü eğitim, staj ve incelemeleri ile ilgili belgeler, eğitim faaliyetleri, kendisi tarafından verilen yayın ve eserlerine dair bilgiler
- Üçüncü bölüm: Memurun kullandığı izinler
- Dördüncü bölüm: Memur hakkında yapılan disiplin soruşturmaları ve disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş kararlar, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları
- Beşinci bölüm: Kurumlarca gerekli görülmesi halinde memurun maaş, ücret, harcırah ve sair parasal haklarına ilişkin belgeler, emeklilik durumuna ilişkin belgeler, bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin bildirimler, mal beyannameleri ile sendika üyeliğine ilişkin belgeler,
- Altıncı bölüm: Memurun adaylık ve asli memurluğa atanmasına ilişkin belgeler, derece ve kademe ilerlemeleri, sınıf, yer, unvan, görev değişiklikleri ile ilgili belgeler, geçici görevlendirilmesine ilişkin belgeler
- Yedinci bölüm: Ödül, başarı ve üstün başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler
- Sekizinci bölüm: Askerlik durumu, mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumuna ilişkin belgeler ile yukarıdaki bölümler haricinde memurun hizmet durumuna ilişkin diğer mesleki bilgi ve belgeler
Özlük dosyası ne işe yarar?
Memurun özlük dosyası her şeyden önce, bir düzen ve tertip içinde memura ait bilgi ve belgelerin muhafaza edilmesini sağlar. Böylece bu bilgilere gerektiğinde hızlıca ulaşılabilir.
Ayrıca memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde özlük dosyasındaki bilgiler göz önünde bulundurulur.
Bir soru bir cevap:
Görevi sona eren memurun özlük dosyası ne olur?
Memurun görevi, hangi nedenle olursa olsun, sona erdiğinde özlük dosyasının muhafaza edilmesine devam edilir.
SONUÇ
Memurun özlük dosyasında bulunması gereken belgeler oldukça fazla sayıda olsa da esasen kişinin memuriyetini ilgilendiren belgelerin burada bulunduğunu söyleyebiliriz.
Önemli olan, özlük dosyasında doğru ve gerekli belgeler ile bilgileri bulundurmak ve böylece gerek duyulduğunda bunlara hızlıca ulaşabilmeyi sağlamaktır.
