Kat malikleri kurulu, aldığı kararları bir tutanağa bağlar ve kayıt altına alır. Bu çoğu zaman karar defteri aracılığıyla yapılsa da bazı durumlarda özel bir tutanak düzenlenmesi gerekebilir. Sizin için bir kat malikleri kurulu toplantı tutanağı örneği hazırladım.
Kat malikleri kurulu toplantı zamanı
Apartmanın ya da sitenin ne zaman toplanacağı aslında baştan bellidir: https://mustafabaysal.com/kat-malikleri-kurulu-toplanti-zamani/
Yukarıdaki yazımdan da göreceğiniz üzere, bir apartmanda toplantı zamanı esasen yönetim planında belirlenir. Yönetim planında, apartmanın ya da sitenin yıllık olağan toplantısının ne zaman düzenleneceği yazılıysa, kat malikleri kurulunun toplantı zamanı da o olur.
Ancak yönetim planında bir hüküm yoksa, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun emredici hükmü gereği kat malikleri kurulu toplantısının her yıl en geç Ocak ayı sonuna kadar yapılması gerekir.
Karar defteri
Daha önce yazdığım gibi, her apartmanın ya da sitenin bir karar defteri tutması yasal zorunluluktur. Böyle olunca, alınan kararlardan yapılan protokollere kadar her bilgi ve belge bu deftere kaydedilir: Apartman karar defteri nedir ve nasıl düzenlenir?
Ancak karar defterine doğudan karar yazmak yerine, bu kararı başka bir kağıtta düzenlemek ve sonra bu kağıdı karar defterine yapıştırmak da mümkündür.
Apartman toplantı tutanağı
Kat malikleri kurulu toplanıp bir karar aldığında, bu kararın okunması ve imzalanması için bir tutanak hazırlanabilir ve bu tutanak kat maliklerince ya da toplantıya katılanlarca imzalanabilir. Hazırlanan ve imzalanan bu tutağın, daha sonra karar defterinin sıradaki sayfasına yapıştırılması pekala mümkündür.
Bu durumda önemli olan; alınan kararların, toplantı yer ve zamanının tutanakta muhakkak yer alması ve karara onay veren site sakinlerinin imzalarının alınmış olmasıdır.

Kat malikleri kurulu tutanak örneği
Hemen aşağıda bulabileceğiniz kat malikleri toplantı tutanağı örneğin tamamen tarafımca ve özgün olarak hazırlanmış olup bu tutanağı kullanırken dikkat etmeniz gereken hususlar şunlardır:
- Tutanağın üst kısmındaki noktalı yere apartman/site ismini yazmalısınız.
- Toplantı yeri ve tarihi bölümünü doldurmayı unutmamalısınız.
- Alınan kararları maddeler halinde yazmalısınız.
- Kararlara onay verenlerin alt bölüme imzalarını almalısınız.
- En alt bölümde, bazı kararlara katılmayan kat maliklerinin hangi kararlara onay vermediğini yazabildiği bölümü gerekirse ilgili kat maliklerinin doldurmasına izin vermelisiniz.
Kat malikleri toplantı tutanağı örneği:
SONUÇ
Yukarıdaki toplantı tutanağını dilediğiniz gibi kısaltıp uzatabileceğinizi hatırlatmak isterim. Tutanak Word formatında hazırlandığından, özellikle imza bölümündeki tabloyu kısaltabileceğiniz gibi sayıyı artırmanız da mümkün olacaktır.