Apartman karar defteri nedir ve nasıl düzenlenir?

Bir apartman ya da site yönetiminde en önemli hususlardan biri de alınan kararlardır. Öyle ki; kat maliklerince alınan kararlar hem toplantı yeter sayısı hem de karar yeter sayısı bakımından gerekli şartları sağlamak zorundadır. Alınan kararlar bir karar defterine yazılır. Peki, ama apartman karar defteri nedir ve nasıl düzenlenir?

Apartman karar defteri

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nda “karar defteri” kavramı tam olarak yer almaz ve bunun yerine “defter” kavramı kullanılır.

Ancak uygulamada, bu deftere alınan kararlar yazıldığından, zamanla defterin adı “karar defteri” halinde gelmiş olup ben de bundan sonra bu defteri karar defteri olarak adlandıracağım.

Karar defteri nedir?

Karar defterinin Kat Mülkiyeti Kanunu’nda doğrudan bir tanımı olmasa da kanunun 32’ıncı maddesinden yola çıkılarak karar defteri şöyle tanımlanabilir:

“1’den başlayıp sırayla giden sayfa numaralarından müteşekkil, her sayfası noter mührüyle tasdikli olan, kat malikleri kurulundan alınan kararların yazıldığı ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalan defterdir.”

Apartman karar defteri nasıl olur?

Hemen yukarıda yazılı olan tanımı unsurlarına ayırırsak, apartman karar defterinin nasıl olması gerektiğini ortaya koyabiliriz. Buna göre;

• Karar defterinin her sayfası 1’den başlayarak numaralandırılmalıdır.
• Karar defterinin her sayfası notere tasdik ettirilir.

Bundan sonrası ise, karar defterinin içeriği ve düzeni ile ilgili olup bu hususu aşağıda bilahare inceleyelim.

Apartman karar defterine neler yazılır?

Apartman karar defterine her şeyden önce ve tabi olarak kat malikleri kurulunda alınan kararlar yazılır. Deftere ayrıca neler yazılması gerektiğini ise yine kanunun 36’ncı maddesinde bulabiliriz. Buna göre karar defterine aşağıdaki hususlar yazılır:

• Kat malikleri kurulunda alınan kararlar
• Yapılan protokoller
• Yapılan ihtarların özetleri ve tarihleri
• Yapılan tebligatların özetleri ve tarihleri
• Yapılan giderler

Kat malikleri kurulunca alınan kararlar deftere yazıldığında, toplantıya katılan kat maliklerinin adı soyadı bilgileriyle beraber imzaları da kararda yer almalıdır.

Karara aykırı oy veren kat maliklerinin de imzası alınır; ancak bu kat maliklerinin karara neden katılmadıklarını da belirterek imza atmaları gerekir.

Karar defteri tutmama cezası

Yukarıda özellikleri yazılı karar defterini tutmayan ya da kurallara uygun olarak tutmayan yönetici hakkında, sulh hukuk mahkemesine başvurulması halinde para cezası uygulanabilir.

Bu para cezası tutarı 2023 yılı için 2.786,00 TL ile 22.625,00 TL arasında olup miktarına sulh hukuk mahkemesi hâkimi karar verecektir.

Apartman defterini notere tasdik edilmesi

Apartman karar defterinin notere tasdiki aslında iki farklı aşamadan oluşur. Bunlar şu şekildedir:

• Defter kullanılmaya başlamadan önce yapılan noter tasdiki (32’nci madde)
• Yılsonunda yapılan kapanış noter tasdiki (36’ncı madde)

Yukarıdaki aşamalardan ilkine göre; defter henüz kullanılmaya başlanmadan notere götürülmeli ve her bir sayfası noter tarafından mühürlenerek tasdiklenmelidir.

İkinci aşamada ise; her yıl 1 Ocak ile 31 Ocak arasında, defter notere götürülmeli ve önceki sene notere kapattırılmalıdır.

Apartman karar defteri örneği

Apartman karar defteri örneğini kırtasiyelerden bulabilirsiniz. Bu defteri Word olarak internetten bulup tek tek çıktı alarak kullanmanız da mümkündür.

Ancak kullanmaya başlamadan önce notere götürüp her sayfayı tasdik ettirmeniz gerektiği düşünülünce, tek tek sayfalarla uğraşmak yerine kırtasiyeden karar defteri örneği almanızı tavsiye ederim.

SONUÇ

Apartman karar defteri ile ilgili yapılan en büyük hata, bu deftere yalnızca alınan kararların yazılması gerektiğinin zannedilmesidir. Oysa yukarıda izah ettiğim üzere, kat malikleri kurulunda alınan kararlar dışında, aşağıdaki durumların da karar defterine yazılması icap eder:

• Yapılan giderler (Giderin dayandığı karar sayısını, miktarını, kime yaptırıldığını ve eki fatura ya da ödeme bilgilerinin ve gerekli diğer bilgilerin yer aldığı)
• Kat maliklerine çıkarılan tebligat ve ihtarlara ilişkin detaylar
• Yüklenicilerle ya da üçüncü şahıslarla yapılan protokoller

Bir başka deyişle apartman karar defteri; sitenin ya da apartmanın adeta fotoğrafını çekmiş olmalıdır. Örneğin geriye dönük son bir seneyi merak eden bir kimse apartman karar defterini eline aldığında, hangi kararların alındığını, hangi harcamaların yapıldığını, kimlere ihtar gönderildiğini, kimlere tebligat yapıldığını ya da kimlerle protokol düzenlendiğini ve bunların detaylarını görebilmelidir.

Aksi takdirde hem karar defteri usulüne uygun düzenlenmediği için yönetici para cezasına maruz kalabilecek hem de muhtemel bir dava aşamasında bu karar defteri işe yaramayacaktır.

Apartman karar defteri hakkında sık sorulan sorular: