Whatsapp hayatımıza o kadar girdi ki; neredeyse günün her saati onu kullanıyoruz. Böyle olunca, apartman yönetiminde ya da site yönetiminde Whatsapp grubu kullanılması da kaçınılmaz hale geliyor. Peki, ama site ya da apartman Whatsapp grubu yasal mı?
Apartman Whatsapp grubu
Whatsapp ilk ortaya çıktığında alternatif bir SMS uygulaması gibiyken, zamanla grupların kurulduğu ve hatta durum paylaşımlarıyla birlikte sosyal medya aracı olarak kullanılan bir uygulama haline geldi.
Böylece hayatımızın her alanına giren Whatsapp elbette site ya da apartman yönetim süreçlerine de dâhil oldu.
KVKK bakımından Whatsapp grubu
Whatsapp grubu kurma konusunun neden bu yazıda ele alındığını düşünüyor olabilirsiniz. Öyle ya; apartman yöneticisi bir Whatsapp grubu kursa, duyuruları burada yayımlasa ve hatta aidat listesini buraya atsa, n’olur?
Gelin, bu sorunun cevabını vermeden önce; apartmanda aidat listesinin paylaşılıp paylaşılamayacağını izah ettiğim şu yazıma bir göz atın: https://mustafabaysal.com/aidat-listesi-kvkk/
KVKK yani 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesini belirli kurallara bağlayan ve bu kurallara uyulmaması durumunda çok ağır yaptırımlar öngören bir mevzuattır: https://mustafabaysal.com/kvkk-idari-para-cezalari/
Kişisel veri ise; gerçek kişiyi belirli hale getiren ya da belirlenebilir kılan her türden veriyi ifade eder. Öyle ki; örneğin aşağıdaki bilgiler birer kişisel veridir:
- Kişinin adı soyadı
- Borç bilgisi
- Adresi
- Telefon numarası
- Alacak bilgisi
- Ayakkabı numarası
- Bilgisayar şifresi
- Kredi kartı numarası
- Anne adı soyadı
- Diploma bilgisi
- Hobileri
Yukarıdaki kişisel veri örnekleri o kadar çoğaltılabilir ki; buraya tek tek yazmak mümkün olmaz. Ancak anlayacağınız üzere; apartman sakinlerinin bilgileri de kişisel veri kapsamında değerlendirilecektir.
Site yönetimi Whatsapp grubunda işlenen kişisel veriler
Yönetim tarafından bir Whatsapp grubu kurulduğunda; en temel düzeyde aşağıdaki bilgi ortak alanda işlenmeye başlanacaktır:
- Kişinin telefon numarası
Bu temel bilginin ardından; varsa aşağıdaki bilgiler de herkese açık hale gelecektir:
- Kişinin profil fotoğrafı
- Kişinin adı ve soyadı
Ardından muhtemelen aşağıdaki veriler grupta paylaşılmaya başlanacaktır:
- Kişinin aidat borcu
- İkamet ettiği blok ve kapı numarası
Böylece zamanla daha çok ve farklı kişisel veri işlenmeye devam edilecektir.
Whatsapp ve KVKK ilişkisi
Whatsapp ve KVKK ilişkisi bakımından var olan ekstra bir sorun da Whasatpp’ın sunucularının yurtdışında olmasıdır. Böylece Whatsapp her kullanıldığında, kişisel veri önce uygulamanın yurtdışındaki sunucusuna gider ve ardından Türkiye’ye dönerek ilgili kişiye/gruba ulaşır.
Bunun anlamı “kişisel verilerin yurtdışına aktarımı” olur ki; bu hususun ne kadar hassas ve cezaya açık olduğunu şurada izah etmiştim: https://mustafabaysal.com/kisisel-verilerin-yurtdisina-aktarilmasi/
Apartmanda Whatsapp grubu kurulamaz mı?
Bütün bu açıklamalardan sonra gelelim asıl sorumuza: Apartmanda Whatsapp grubu yasal mı? Kurulabilir mi?
Cevabım hem evet hem hayır olacaktır. Çünkü apartmanda Whatsapp grubu kurmak kesinlikle yasal iken; öncesinde ve grup kullanımı sırasında KVKK bakımından yapılması gerekenler o kadar ZOR ve TEKNİK işlerdir ki; tavsiyem, Whatsapp grubu kurulmaması yönünde olacaktır.
Evet, şikayet olmadığı ve herkes sakince gruba üye olup mesajları aldığı müddetçe her şey yolunda görülebilir; ancak bir şikayet olduğunda işler 180 derece tersine dönecektir.
Gerek Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yapılan bir tetkikte ve gerekse adli bir soruşturmada şu temel soruların cevabı mutlaka aranacaktır:
- Whatsapp grubu kurulmadan önce kullanıcılara aydınlatma yapılmış mı?
- Kullanıcıların açık rızaları alınmış mı?
- Apartmanın ya da sitenin bir kişisel veri envanteri var mı?
- Yurtdışına veri çıkışı için gerekli izinler alınmış mı?
Aslında yukarıdaki soruların özet olarak tek bir soruda yer alması mümkündür: Apartman ya da sitede işlenen kişisel verilerle ilgili KVKK uyum süreci gerçekleştirilmiş mi?
Cevabınız hayır ise ve bir şikâyet söz konusu ise “başınız belada” demektir.
SONUÇ
Bir apartman Whatsapp grubunun işleri kolaylaştırdığının farkındayım. Böylece kat maliklerine duyuru yapabilir, aidatların ödenmesini talep edebilir ya da acil durumlarda herkese topluca ulaşabilirsiniz.
Ancak anlamanız gereken husus şudur ki; Whatsapp grubu kurmak demek, onlarca kişinin kişisel verisini işlemek demektir. Hatta bu kişisel verileri, başkalarıyla da paylaşmak ve daha da ötesi, her bir kişisel veriyi yurtdışı sunucularında işlemek demektir.
Bu işlemleri ise ÖYLESİNE ve İSTEDİĞİNİZ gibi YAPAMAZSINIZ. Öncelikle KVKK uyum sürecini tamamlamış olmalısınız ki; bunu tek başınıza ya da yönetim olarak yapmanızın neredeyse imkânsız olduğunu söylemeliyim.
Peki, apartman Whatsapp grubu kurmak için ne yapmalısınız? Bunun için KVKK uyum sürecini tamamlamış ya da bir profesyonele tamamlatmış olmalısınız; ancak bundan sonra apartman Whatsapp grubu kurmanızı öneririm.
Aksi takdirde, hiç ummadığınız bir anda adli ve idari soruşturmalara maruz kalabilirsiniz ve başınıza iş açabilirsiniz.
Apartman Whatsapp grubu hakkında bir soru bir cevap:
Apartman Whatsapp grubuna katılmak zorunlu mu?
Apartman Whatsapp grubuna katılmak asla zorunlu değildir. Ancak ortada bir whatsapp grubu varsa, buna katılmak ve duyuruları takip etmek mantıklı olacaktır.
