Apartman toplantı çağrısı nasıl yapılır?

Bir apartmanda kararların alındığı yer kat malikleri kuruludur ve kat malikler kurulu yılın belirli dönemlerinde toplanır. Olağan kat malikleri kurulu toplantısının zamanı en başından bellidir; ancak olağanüstü toplantı zamanı önceden kestirilemez. Peki, ama apartman ya da sitede toplantı çağrısı nasıl yapılır?

Kat malikleri kurulu toplantı türleri

Konuyu daha iyi anlamak için her şeyden önce, kat malikleri kurulunun iki tür toplanma şeklinin olduğunu bilmek gerekir:

• Olağan toplantı
• Olağanüstü toplantı

Kat malikleri kurulu toplantısına çağrı usulleri her iki toplantı türünde farklı olup bunlar aşağıda izah edilmiştir.

Apartmanda ve sitede olağan toplantı zamanı

Kat malikleri kurulunun toplanma zamanını öğrenmek için bakılması gereken ilk yer, yönetim planı olmalıdır: https://mustafabaysal.com/yonetim-plani-nedir/

Çünkü 634 sayılı Kanun’un 29’uncu maddesine göre kat malikleri kurulu yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda toplanır.

Bu hükümden de anlaşılacağı üzere, kat malikleri kurulu her sene en az bir defa toplanmak zorundadır. Yine aynı maddeye göre; yönetim planında böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanılır.

O halde kat malikleri kurulu ya yönetim planında gösterilen tarihte ya da böyle bir zaman belirlenmemişse, her yılın ilk ayı içinde (ocak ayı) toplanır.

Toplu yapılarda olağan toplantı zamanı

Toplu yapılarda ise kural biraz farklıdır ve toplu yapılarda kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.

Kat malikleri kurulu olağan toplantı çağrı usulü

Olağan toplantı için 634 sayılı Kanun’da özel bir çağrı usulü veya zamanı öngörülmemiştir. Bunun anlamı; toplantı çağrısının kat maliklerine iadeli taahhütlü, elden imza karşılığı ya da apartman ilan panosuna asılarak yapılabileceğidir. Ayrıca toplantıdan makul süre önce kat maliklerine toplantı zamanının duyurulması yeterlidir.

Hemen alttaki bölümde görüleceği üzere; olağanüstü toplantı söz konusu olduğunda ise kesin ve net süreler ile kurallar devreye girecektir.

Apartmanda olağanüstü toplantı zamanı

Adından da anlaşılacağı üzere olağanüstü toplantı, rutin toplantı zamanı dışında ve özel bir gündemle toplanılmasını ifade eder.

Olağanüstü kat malikleri toplantısı ancak aşağıdaki durumlarda yapılabilir:

• Yöneticinin talep etmesi
• Denetçinin talep etmesi
• Kat maliklerinin üçte birinin talep etmesi

Olağanüstü toplantı çağrı usulü

Apartmanda ya da sitede olağanüstü toplantı istenilen tarihten en az 15 gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi bildirilmelidir.

Bu çağrı yapılırken, ilk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı da belirtilir. Böyle bir durumda iki toplantı arasındaki süre 7 günden az olamaz.

Kat malikleri kurulu toplantı çağrı usulleri

Aşağıdaki tabloda, kat malikleri kurulunun olağan ve olağanüstü toplantılara nasıl ve ne zaman çağrılması gerektiğini net bir şekilde görebilirsiniz:

Toplantı türü	Çağrı zamanı	Çağrı usulü
Olağan toplantı	Makul süre (Örneğin toplantı tarihinden 15 gün ya da 7 gün öncesi yeterlidir)	Özel bir usul yok. (Örneğin apartman panosuna asılabilir ya da Whatsapp’tan gönderilebilir.)
Olağanüstü toplantı	Toplantı tarihinden EN AZ 15 gün önce (Bu süre kesindir, 14 gün dahi olmaz)	Ya kat maliklerine imzalattırılan bir davet mektubu ile ya da bu mektubu kat maliklerinin adreslerine iadeli taahhütlü göndererek

Apartman toplantısı çağrısı Whatsapp ile olur mu?

Yukarıdaki tablodan da görüleceği üzere olağan toplantı söz konusu olduğunda, apartman toplantı çağrısı SMS göndererek, Whatsapp’tan yazarak ya da davul zurna çalarak bile yapılabilir. Bunun nedeni, olağan toplantının zamanı en baştan belli olduğu için Kanun’un özel şartlar getirme ihtiyacı duymamış olmasıdır.

Bir Yargıtay kararında şöyle denilmiştir:

“… 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 29/1. maddesinde olağan toplantı düzenlenmiş olup, yönetim planında belirlenen olağan toplantı için özel bir davet/çağrı şartı bulunmamaktadır.

Toplantıya davet/çağrı şartı, kanunun 29/2 maddesinde düzenlenen olağanüstü toplantı için getirilmiştir. Yönetim planında belirlenen olağan toplantı çağrısının (tarihi, saati, yeri ve gündemin), anayapının girişine/ilan panosuna makul bir süre öncesinden (15 gün gibi) asılmak suretiyle ilan edilmesi kâfidir…” (20 Hukuk, 2020/1731 K.)

Fakat olağanüstü toplantı söz konusu olduğunda, toplantı çağrısı mutlaka ama mutlaka ya taahhütlü mektupla ya da imzalatılan bir çağrı mektubu karşılığında yapılmalıdır. Diğer hiçbir çağrı usulü kabul görmeyecektir.

Bir Yargıtay kararında bu durum şöyle ifade edilmiştir:

“… 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Yasası’nın 29.maddesinin ikinci fıkra-sına göre, önemli bir sebebin çıkması halinde yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az 15 gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.

Somut olayda davacının katılmadığı 08.05.2011 tarihli toplantı için toplantı gününün davacıya tebliğ edilmediği, davacının kiracısına imza karşılığı tebliğ edildiği, iptali istenen kat malikleri kurulu toplantısı için davacıya Yasanın öngördüğü şekilde bir çağrının bulunmadığı dikkate alındığında, yasal koşulları yerine getirilmeyen toplantı ve alınan tüm kararların iptaline hükmedilmesi…” (18 Hukuk, 2014/18635 K.)

Kat malikinin adresinin bilinmemesi halinde tebligat usulü

Kat malikine toplantı çağrısı yapılması ya da başka bir amaçla tabligat gönderilmesi gerektiğinde, her şeyden önce kat malikinin adresini bilmek gerekir. Kiracının ikamet ettiği bağımsız bölümlerde, bu tebligatın yapılabilmesi için kat malikinin adresini bilmek gerekir.

İşte kat maliki normal şartlar altında adresini yöneticiye bildirmekle yükümlüdür. Bildirmezse ya da bildirdiği adreste tebligat yapılamazsa, tebligatlar artık o adreste oturan kiracısına yapılır ve tebligatın bir örneği apartman girişine asılır. Bu tebligat, kat malikine yapılmış kabul edilir. Eğer bağımsız bölümde kimse de oturmuyorsa, bu durumda tebligat örneği apartman girişine asılır.

Kısaca özetlemek gerekirse; kat malikine tebligat usulü aşağıdaki gibi olmalıdır:

• Kat malikinin bilinen adresine tebligat yapılmalıdır.
• Kat maliki yöneticiye adres bildirmemişse ya da bildirmiş fakat adreste tebligat yapılamamışsa, dairesinde oturan kimseye tebligat yapılır.
• Dairede oturan kimse de yoksa bu durumda tebligat örneği daire kapısına ve apartman girişine asılır.
• Böylece tebligat kat malikine yapılmış kabul edilir.

Yukarıdaki tebligat usulünün yasal dayanağı 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun “Bağımsız bölüm sahiplerine tebligat” başlıklı Ek Madde 1’idir.

SONUÇ

Kat malikleri kurulu toplantı çağrısı olağan ve olağanüstü toplantı için farklı usullere tabidir. Yukarıdaki tablo bu konuda size yeterli bilgiyi verecektir.

Sizin hatırlamanız gereken esas konu; olağanüstü toplantının çok ağır usul şartlarına tabi olduğu ve eğer bu şartlar yerine getirilmezse, bu toplantıda alınan kararların itiraz yoluyla mahkemece iptal ettirilebileceğidir.

Ancak bu iptal kararı için itirazın yasal süresi içinde yapılması gerekir. Bir başka deyişle; aşağıdaki Yargıtay kararından da görüleceği üzere; toplantıya katılan ve aleyhte oy kullanan kat maliki toplantı tarihinden itibaren 1 ay ve katılmayan kat maliki ise kararı öğrendiği tarihten itibaren 1 ay ve her halde 6 ay içinde kararın iptali için sulh hukuk mahkemesine başvurmazsa, kararlar geçerli hale gelir.

“… çağrı şartına uyulmaması yok veya mutlak butlan sebebi değil ise de emredici hükümlere aykırılık nedeniyle 1 ve 6 aylık sürede açılan davada toplantının ve kararlarının iptaline karar verilmesi gerektiği…” (5 Hukuk, 2021/1246 K.).

Apartman ve site toplantı çağrısı ile ilgili sık sorulan sorular: