SGK eksik gün nedenleri, uygulaması ve kodları

Ay içinde eksiksiz çalışan bir işçinin sigorta hizmet belgesinde 30 günlük primi görünür. Çünkü, ay kaç gün çekerse çeksin, SGK tarafından 3 gün kabul edilmektedir. Bazen SSK hizmet dökümünde 30 gün yerinde daha az prim bildirildiğini görürüz. Eğer işçi ay içinde işe girmiş ya da işten ayrılmamışsa, bunun başka bir nedeni olmalıdır.

İşte bu nedenler, hizmet dökümünde eksik gün kodları ile belirlenir. Peki bu SGK eksik gün nedenleri nelerdir? Hangi kod ne anlama gelir ve eksik gün nasıl bildirilir? Bir başka deyişle, SGK eksik gün nedenleri ve kodları neler ve nasıl bildirilir?

SGK eksik gün ne demek?

SGK’ya eksik gün bildirimi yapılması için, işçi için o ay içinde bildirilecek prim gün sayısının 30’dan az olması gerekir. İşveren işçisini sigortasız çalıştıramayacağına göre, bu eksik gün ya da günlerin sebebini mutlaka bildirmelidir.

Eksik gün nedenlerini nasıl bulabiliriz?

SGK’ya bildirebileceğimiz eksik gün nedenlerini öğrenmek için, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine göz atmamız gerekir. Yönetmeliğin sonundaki EK-9 Aylık Hizmet Prim belgesini açtığımızda, açıklamalar kısmında eksik gün nedenlerini ve kodlarını bulabiliriz.

SGK eksik gün kodları neler?

SGK’ya bildirilecek eksik gün nedenleri ve bunlara ait kodlar şu şekildedir:

01- İstirahat

03- Disiplin cezası

04- Gözaltına alınma

05- Tutukluluk

06- Kısmi istihdam

07- Puantaj kayıtları

08- Grev

09- Lokavt

10- Genel hayatı etkileyen olaylar

11- Doğal afet

12- Birden fazla (İşçinin durumu birden fazla koda uygunsa; örneğin hem devamsızlık yapmış hem de tutuklanmışsa, bu kod kullanılmalıdır.)

13- Diğer (İşçinin eksik gün nedeni, buradaki nedenlerden hiçbirine uymuyorsa, bu kod kullanılır.) Bunun anlamı, işçinin ay içinde eksik gününü olduğu; ancak bu eksikliğin nedeninin, bu sebeplerden hiçbirine uymadığıdır.

15- Devamsızlık yapma

16- Fesih tarihinde çalışmama

17- Ev hizmetlerinde 30 günden az çalışma

18- Kısa çalışma ödeneği

19- Ücretsiz doğum izni kullanma

20- Ücretsiz yol izni kullanma

21- Diğer ücretsiz izin

22- 5434 SK ek 76, gm 192

Eksik gün nedeni puantaj kayıtları nedir?

Aylık hizmet belgesinde eksik gün nedeni olarak 7-Puantaj kayıtlarını gören bir işçi için, bu ne anlama gelmektedir? Bunun anlamı; işçinin devamsızlık yaptığı ve bunun da puantaj kayıtlarından açıkça görüldüğüdür. İşveren, işçinin de imzasını taşıyan ve işçinin işe gitmediğini gösteren puantaj kaydını SGK’ya sunarsa, bu eksik gün nedeni SGK tarafından kabul edilecektir.

Puantaj usulü ancak işçinin ücret rejiminin yevmiye üzerine belirlenmesi halinde geçerli olacaktır. Bu ücret sisteminde işçi aylık ücret almamakta ve işe geldiği her gün için ücret hak etmektedir. Öyleyse; sigorta hizmet dökümünde 07-Puantaj kayıtları gören bir işçi, gündelik ücret üzerine çalıştığını ya da en azından öyle gösterildiğini bilmelidir.

SGK eksik gün bildirimi nasıl yapılır?

Buna ilişkin dikkate almamız gereken mevzuat ise SGK tarafından çıkarılan işveren uygulama tebliğidir. İşveren uygulama tebliğinin 2.1.2.6 Eksik Gün Nedenlerinin ve İşten Çıkış Nedenlerinin Bildirilmesi başlıklı maddesine göre, uyulması gereken temel kurallar şunlardır:

• Ay içerisinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve çalıştırılmadığı günler için ücret de ödenmediği beyan edilen sigortalılara ilişkin, aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı olan eksik gün nedeni hanesine, sigortalının durumunu açıklayan kod numarası girilecektir.
• İşyerinde çalıştırılan işçi sayısı 10’dan az ise, bildirilen eksik gün nedeninin ispatının SGK’ya sunulması gerekmektedir.
• Bunun için, “eksik gün bildirim formu” kullanılması gerekmektedir. Bu formu, şu adresten görüntüleyebilir ve indirebilirsiniz: https://drive.google.com/open?id=1CgtAgwOxK_NeldSihg5zohYM8v2M2Yz5
• Bu eksik gün bildirim formu, ilgili aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken tarihe kadar (takip eden ayın 23’ü), işyerinin bağlı bulunduğu SGK müdürlüğüne elden verilmeli ya da posta ile gönderilmelidir.
• 10 işçi hesabı yapılırken; alt işverence çalıştırılan işçiler, ay içinde sıfır kazancı ve günü olsa bile çalışmaya devam eden işçiler, ay içinde işe giren ve işten ayrılan sigortalılar da dikkate alınır.
• Eğer eksik gün nedenlerine ilişkin yukarıdaki form ve belgeler SGK’ya verilmezse ya da verilse bile SGK tarafından geçersiz kabul edilirse, işverenden ek nitelikte aylık prim ve hizmet belgesi vermesi istenecektir.
• Eksik gün nedeni kısmi süreli çalışmaya yani part-time çalışmaya dayanıyorsa, ilke defa eksik gün bildirimi yapılırken, eksik gün bildirimi formu ekine iş sözleşmesinin bir defa eklenmesi yeterlidir. Her ay tekrar istenmeyecektir. Kısmi süreli iş sözleşmesinin illa noterden onaylanmış olması da gerekmemektedir.

İşyerinde çalışan işçi sayısı 10 ve üzerinde olan işyerlerinin ise, SGK’ya bildirdikleri eksik gün bildirimleri için ayrıca “eksik gün bildirim formu” doldurmasına ve eksik günü ispat etmesine gerek yoktur.

Eksik gün bildirimi nasıl yapılır?

Bu çok kolay bir işlemdir. Aylık hizmet ve prim belgesi doldurulurken, ilgili alandan eksik gün kodunun ve sayısının seçilmesi yeterli olacaktır.

Eksik gün bildirim formuna eklenecek belgeler

Eksik gün bildirim kodu olarak ne seçilmişse, buna ilişkin evrakların “eksik gün bildirim formu”na eklenmesi gerekir. İspatlayıcı bu belgeler şu şekilde sıralanabilir:

• Kurumca elektronik ortamda alınabilenler hariç Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren rapor
• Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi
• Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belge
• Gözaltına alınma ile tutukluluk haline ilişkin belgeler
• Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi
• Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları
• Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmi makamlardan alınan yazı örneği
• İşe devamsızlığa ilişkin belgeler
• İş sözleşmesinin fesih edildiği tarihte çalışılmadığına dair belge
• Kısa çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmi makamlardan alınan belge
• 5434 sayılı Kanunun ek 76 ve geçici 192 nci maddesine tabi olunduğunu gösterir belge
• Yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmi makamlardan alınan belge
• İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı İSG-KATİP üzerinden alınan sözleşmeler
• Sonradan düzenlenebilir niteliğinde olmayan benzer nitelikteki belgeler

Eksik gün bildirim formu zamanında verilmezse cezası var mı?

Eksik gün bildiriminin verilmemiş olmasının tek başına bir cezası yoktur. Ama eksik gün bildirimi verilmez ve sonrasında da SGK tarafından işverene fazladan gün tahakkuku yapılırsa; hem bu günlerin prim farkları ve gecikme zammı ödenir hem de aylık prim ve hizmet belgesinin süresinde verilmemiş olması nedeniyle, aylık brüt asgari ücretin iki katı tutarında idari para cezası uygulanabilir.

Eksik gün bildirimi yapılmasa bile; sonradan düzenlenmesi mümkün olmayan bazı belgeler var ise, işverene yine ceza uygulanmayacaktır. Örneğin noterden onaylanmış eski tarihli bir kısmi süreli iş sözleşmesi ya da geçerli bir istirahat raporu varsa, bunlar her zaman SGK tarafından kabul edilmektedir.

SONUÇ

Eksik gün bildirimi ile öncelikle şu ayrıntıyı bilmeniz gerekiyor. Evet, bir işçi ay içinde 30 günden az çalışmışsa, mutlaka eksik gün bildirimini yapmanız gerekiyor. Bu bildirimi çok kolay bir şekilde, ilgili kod numarasını seçerek internet üzerinden yapabilirsiniz.

Ama eğer ay içindeki toplam işçi sayınız 10’dan az ise, bu durumda bir şey daha yapmanız gerekiyor. Yazımız içinde örneğini bulabileceğiniz “eksik gün bildirimi formu”nu doldurmalı ve işçinizin eksik gün nedeni ne ise, ona dair ispatlayıcı belgeyi de bu forma eklemelisiniz. Hazırladığınız bu formu, ilgili olduğu ayın prim ve hizmet belgesinin verileceği son güne kadar da, bağlı bulunduğunuz SGK müdürlüğüne elden ya da posta ile ulaştırmalısınız.

İşçi sayınız 10 ve üstündeyse, yukarıda belirttiğim “eksik gün bildirim formunu” SGK’ya vermeniz gerekmeyecektir. Ama aylık prim ve hizmet belgesini doldururken, eksik gün bildirimini elektronik ortamda “kod” belirterek yapmanız gerektiğini unutmamalısınız.