Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum sağlamakla yükümlü veri sorumluları, gerek kanunun taleplerinin çok ayrıntılı olması ve gerekse KVKK konusunun öneminin yeterince anlaşılmaması nedeniyle birtakım hatalar yapmaktadır. Bunlardan biri de kargo şirketleri olup bir örnek üzerinden kargo şirketlerinde yaşanan KVKK ihlal sorununu izah etmek ve bir öneride bulunmak istiyorum.
Kargo şirketinden beklenen nedir?
Bir kargo firmasından beklenen iki temel görev vardır: Hız ve güven. Bunun anlamı; kargoyu gönderen ya da kargoyu bekleyen kişinin kargosunu sağlam şekilde alması ve bu işlemin de mümkün olduğunca kısa sürmesidir.
Rekabetin arttığı günümüz kargo taşıma sektöründe hız çok önemli hale gelmiştir. Kargo firmaları hızlı taşıma seçenekleriyle, Türkiye’nin herhangi bir yerinden bir başka yerine kargoları, gönderildiği günü takip eden sabah teslim edebilir hale gelmiştir.
Hızlı kargo seçenekleri tercih edilmese bile, neredeyse 2 günlük sürelerde her yere kargolar ulaştırılabilmektedir. Bunun için iyi bir taşıma organizasyonu kadar dağıtım planlaması da gerekir.
Kargo ne kadar hızlı şekilde varış noktasına ulaştırılırsa ulaştırılsın, buradaki dağıtımın da hızlı yapılması gerekir. Böylece kargo en hızlı şekilde ulaştırılmış olur.
Kargo şirketlerinde kişisel verilerin işlenmesi
Günümüz kargo taşımacılığında kişisel verilerin korunması bakımından temel sorun, kargo paketlerinin üzerinde yazan bilgilerdir.
Ürünlerin ilk alındığı şubeden doğru varış noktalarına yönlendirilmesi, varış merkezlerinden şubelere aktarılması ve şubelerde dağıtıcı personele zimmetlenmesi aşamalarında işleri hızlandıran en önemli husus, kargo paketlerinin üzerinde aleni olarak görünen alıcı ve adres bilgileridir.
Böylece kargolama sürecindeki herkes paket üzerindeki isim ve adres bilgilerini ekstra çaba sarf etmeden görür ve paket hızlı bir şekilde dağıtılır. Buraya karar her şey normal görünebilir. Ama kişisel veriler açısından şu sorunun sorulması gerekir:
“Kargo şirketi, kendisine aktarılan kişisel veriyi muhafaza etmekle ve bunlara hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemekle yükümlü değil midir?”
Oysa kargo paketinin üzerinde alıcının adı soyadı, telefon numarası, adresi ve hatta aldığı ürünün faturasına kadar birçok kişisel veri bulunmaktadır. Bu bilgilerin aleni şekilde taşınması doğru mudur?
Bir başka sorun ise; kargo teslimi sırasında alıcıya imzalatılan teslim listeleridir. Ürünün teslim edildiğine dair imzalatılan bu listede, diğer alıcıların adı soyadı ve T.C. kimlik numarası bilgileri aleni olarak görülebilmektedir.
Sonuç olarak kargo sürecinin sadece görünen yüzünde 2 temel sorunla karşılaşılır:
– Kargo paketi üzerinde kişisel verilerin aleni olarak yer alması
– Teslim esnasında imzalatılan listede, diğer alıcıların bilgilerinin aleni olarak yer alması
Kargo şirketlerinde KVKK çözümleri
Bazı sektörlerde operasyonel hızın her şeyden önemli olduğunu söyleyebiliriz. Hatta maliyet artışı bile bazen, sürecin yavaşlamasına tercih edilebilir. Kargo sektörü de bunlardan birisi olsa gerek.
Kişisel Verilerin Korunması Kanununa tam uyum sağlamak ve cezai müeyyidelere maruz kalmamak için, bahsedilen iki sorunun da çözümü gerekir. (Cezai yaptırımlar için Bkz: KVKK idari para cezaları)
Yapılması gereken, hem kargo teslim hızını en az derecede etkileyecek hem de kişisel verileri muhafaza edecek bir sistem kurabilmektir.
Kanaatimce bunun yolu teknolojiden geçmektedir. Kargo paketi üzerinde yazılan bilgiler şifrelenmeli, örneğin bir karekoda sıkıştırılmalıdır. Kargo çalışanlarına verilecek özel okuyucular ya da telefonlarına indirilecek uygulamalar sayesinde, sadece yetkili kişiler karekodları okutabilmeli ve alıcı bilgilerini görmelidir.
Benzer şekilde; alıcıdan teslimat esnasında alınacak imzaların fiziksel kâğıt üzerine değil de elektronik kalemlerle ve harici bilgi içermeyen bir dijital ekrana attırılması da diğer sorunu çözecektir.
SONUÇ
Son zamanlarda, kargo şirketleri başarılı tedbirler almaya başladı. Bu kapsamda; bazı kargo şirketleri teslimat sırasında, alıcıdan fiziksel imza almaktansa cep telefonuna SMS içinde gönderdikleri bir kodu talep etmekte ve bu kodu sisteme girerek teslimatı gerçekleştirmektedir. Böylece, imza alınması sırasında meydana gelebilecek kişisel veri ihlallerinin önüne geçilmektedir.
Yine de halen kargo paketleri üstünde kişisel veriler alenen yer almakta ve hatta bazı kargo firmaları ısrarla alıcılardan fiziksel imza almaya devam etmektedir.
Kargo şirketlerinin şu temel kuralı KVKK bakımından temel esas edinmeleri ve tüm işlemlerini buna göre düzenlemeleri çok önemlidir: Bir müşterinin ya da alıcının kişisel verisini her halde ve şartta, yasalarda belirtilen özel işleme ve paylaşma şartları var olmadığı müddetçe (Kişisel veri işleme şartları için Bkz: https://mustafabaysal.com/kisisel-veri-isleme-sartlari), kimseyle paylaşmamak ve en doğru şekilde muhafaza etmek gerekir.
