Kişisel verilerin korunması söz konusu olduğunda, sık gündeme gelen; ancak az bilinen kavramlardan birisi de katmanlı bilgilendirme ya da katmanlı aydınlatmadır. İlgili kişilerin klasik yollarla bilgilendirilmesinin mümkün olmadığı anda başvurulabilecek bir yol olan katmanlı bilgilendirme nedir?
KVKK gereği aydınlatma yükümlülüğü
Katmanlı bilgilendirmeden bahsetmeden önce aydınlatma yükümlüğünü açıklamak gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü en basit tanımıyla, ilgili kişinin belirli konularda bilgilendirilmesi faaliyetidir.
O halde devam etmeden önce, ilgili kişinin kim olduğuna bakmak gerekir. İlgili kişi; kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
Buna göre, aydınlatma yükümlülüğünden bahsedebilmek için ortada bir veri sorumlusu, kişisel veri ve ilgili kişi olmalıdır.
Veri sorumlusu bir kişisel veriyi işlemek niyetinde olmalı ve bu kişisel verinin sahibi olan ilgili kişiyi, bu veriyi işlemeden önce bilgilendirmeli ya da aydınlatmalıdır.
Aydınlatma metninde olması gerekenler
Bir aydınlatma metninin, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmiş olması için, aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir:
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Veri işleme amacı, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
- Veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
Ayrıca aydınlatma metinlerinde, aşağıda sayılan ilgili kişi haklarına da yer verilir. İlgili kişinin hakları şunlardır:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
- Şartları oluştuğunda kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Kişisel verilerindeki düzeltme, silme ya da yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme
Aydınlatma yükümlülüğünde şekil şartı
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinde herhangi bir şekil şartı yoktur. Bunun anlamı; aydınlatma yükümlülüğünün yazılı, sözlü ya da ses kaydı alarak veya başka herhangi bir surette yapılmasının mümkün olmasıdır.
Katmanlı bilgilendirmenin gerekli olduğu haller
Yukarıda detaylarına yer verdiğimiz aydınlatma yükümlülüğünün klasik şekilde yerine getirilmesi her zaman mümkün olmaz. Bunun en bariz örneği, kamera kaydı alınan işyerlerinde müşterilere/ziyaretçilere bu konuda aydınlatma yapmanın her zaman mümkün olmamasıdır.
Öyle ya; örneğin bir mağazada, her gün içeri güren yüzlerce veya binlerce müşteriye tek tek aydınlatma metni okutmak mümkün olmadığı gibi doğru da olmayacaktır.
Ancak mağaza içindeki kameralar müşterinin görüntüsünü kaydedecek ve haliyle bir kişisel veri işlenmiş olacaktır. Aydınlatma yükümlülüğünün ise mutlaka kişisel veri işlenmeye başlanmadan önce yerine getirilmesi gerekir.
Katmanlı bilgilendirme tanımı
Örnekleri çoğaltmadan ve ayrıntıya girmeden önce, Kişisel Verileri Korumu Kurumu tarafından yapılan katmanlı aydınlatma / katmanlı bilgilendirme tanımına bakalım.
Buna göre katmanlı bilgilendirme; kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişiye kişisel verilerinin elde edildiği konusunda kısa, anlaşılabilir, açık, sade bir yöntemle de bilgilendirme yapılması, Kanunun 10. maddesindeki aydınlatma kapsamını ilgili kişinin bu bilgilendirmeden sonra erişerek okuyabileceği bir mecraya yönlendirilmesi anlamına gelmektedir.
Katmanlı aydınlatma nasıl yapılır?
Bunu bir örnekle izah etmek daha doğru olacaktır. Yukarıdaki örneğimizde müşteri, mağazaya girmeden hemen önce ana kapıda ya da vitrinde veya müşteri içeri girdikten hemen sonra uygun bir yerde bir işaret olmalı ve bu işaret içeride kamera kaydı alındığını açıkça işaret etmelidir.
Ayrıca aynı işaret ziyaretçiyi/müşteriyi, bu kamera kaydının neden alındığını somut olarak ifade eden bir aydınlatma metnine yönlendirmelidir.
Bu yönlendirme sonucunda örneğin duvarda asılı bir aydınlatma metnine ilgili kişi yönlendirilebilir ya da kişinin karekod okutarak aydınlatma metnine telefonundan ulaşması sağlanabilir. Hatta bu ikisinin bir arada yapıldığı bir uyarı/işaret çok daha yararlı olacaktır.
Katmanlı aydınlatma örneği
Sizin için bir katmanlı aydınlatma uyarı levhası örneği hazırladım. Bu örnek tamamen hayal ürünü olup tarafımca hazırlanmıştır ve sadece okuyucuya fikir vermesi amaçlanmıştır.
Katmanlı aydınlatma metni
Bu da tam olarak aydınlatma metninin ihtiva etmekle yükümlü olduğu bilgileri içermelidir. Bilahare olması gereken ise, katmanlı aydınlatmayı gerektiren kişisel verinin işlenmesinin dayandığı hukuki sebep başta olmak üzere, bu kişisel veriye özel bilgilerin metinde yer almasıdır.
Buna dair Kişisel Verileri Korumu Kurumu’nun bir duyurusunda yer alan aşağıdaki ifadeler durumu net şekilde özetlemektedir:
“Katmanlı aydınlatma yöntemi tercih edildiğinde, ilgili kişilerin ayrıntılı bilgi için başka bir mecraya yönlendirilmesinden önce, ilk aşamada temel bilgilerin sunulmadığı, detaylı aydınlatmaya erişim için uygun yol ve yöntemlerin izlenmediği, genellikle gizlilik politikaları veya veri işleme politikalarına yönlendirildiği… Katmanlı aydınlatma yöntemi tercih ediliyorsa, ilgili kişilerin ayrıntılı bilgi için başka bir mecraya yönlendirilmesinden önce, ilk aşamada temel bilgilerin (örneğin veri sorumlusunun kimliği ve veri işlemenin amacı) sunulduğundan emin olunmalı, yönlendirilen metinlerin işleme faaliyeti ile sınırlı içeriğe sahip olduğuna dikkat edilmelidir…”
Yukarıdaki kurum duyurusu ve ilgili mevzuat göz önüne alındığında; katmanlı bilgilendirme hususunda uyulması gereken temek kurallar şu şekilde özetlenebilir:
- Klasik anlamda aydınlatma yükümlülüğümün yerine getirilemediği hallerde katmanlı aydınlatmaya başvurulmalıdır.
- İlgili kişi, ayrıntılı bilgi alacağı mecraya yönlendirilmeden önce temel bilgileri edinmelidir.
- Detaylı aydınlatmaya ulaşılması için, ilgili kişi en uygun ve kolay şekilde yönlendirilmelidir.
- İlgili kişi, yönlendirildiği mecrada detaylı bir aydınlatma metni ile muhatap olmalıdır.
Katmanlı aydınlatmada yapılan yanlışlar
Katmanlı aydınlatma ile ilgili görülen en büyük hata, alelade bir uyarının yeterli görülmesidir. Halbuki işlenen kişisel veriye ilişkin uyarı mutlaka temel bilgileri de içermeli ve ayrıntılı aydınlatma metnine kolayca ulaşılmasını sağlamalıdır.
Yapılan bir başka hata ise yönlendirilen aydınlatma metninin klasik ifadeler içeren bir bilgilendirme olması; fakat kişisel verinin işleme amacını açıklayan sınırlı bir içeriğe sahip olmamasıdır.
Örneğin kamera kaydı alınması faaliyeti üzerine ilgili kişinin yönlendiği bilgilendirme metni, sadece bu konuya ilişkin olmalı ve başkaca kişisel verilerin işlenmesi üzerine kalabalık metinler içermemelidir.
SONUÇ
Katmanlı aydınlatma; ilgili kişinin uyarılması, uygun şekilde aydınlatma metnine yönlendirilmesi ve sınırlı/amaca uygun bir bilgilendirmenin yapılması aşamalarından oluşur. Bu üç aşamada dikkate alınması gereken hususları yukarıda açıkladım.
Son olarak önemine istinaden bir kez daha hatırlatmak isterim ki; katmanlı aydınlatmada son aşama olan bilgilendirme aşamasında genel/klasik ve gereksiz ayrıntılarla dolu bir bilgilendirme yapılması ama işlenen kişisel verinin işlenme amacına yönelik bilgiler olmaması halinde, aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmemiş kabul edilecektir.
Katmanlı aydınlatmanın gerekli olduğunu düşündüğünüz örnekler varsa, bunları yorum kısmında belirtirseniz çok mutlu olurum. Ayrıca açık rıza hakkında daha önce yazdığım bir başka yazıma da şuradan ulaşabilirsiniz:
https://mustafabaysal.com/acik-riza-kvkk/
