Otomasyon, hayatımızın içine öyle bir girdi ki; verilere ulaşmayı, onları doğru şekilde bir araya getirmeyi ve kullanmayı sağlayan bu sistemlerden faydalanmamak artık mantıklı görünmüyor. İnsan kaynakları yönetimi üzerine hazırlanmış İK yazılımları, tam da bu noktada işyerlerinin işini kolaylaştırıyor ve bilgileri daha anlamlı kılıyor.
Peki insan kaynakları programı nedir ve tam olarak ne işe yarar? İyi bir insan kaynakları programında hangi özellikler bulunmalıdır?
İnsan kaynakları programı nedir?
İnsan kaynakları yönetimini sağlayan yazılımsal programlara İK programları denmektedir. İnsan kaynakları programı kısaca, personelin iletişim ve departman bilgileri başta olmak üzere birçok veriye ulaşmayı tek bir sistem üzerinden mümkün hale getiren bir yazılımdır.
Böylece birçok bilgi; sistem üzerinde bir araya getirilir ve birbiriyle ilişkilendirilerek, hem gerektiğinde kullanıma hazır halde bulundurulur hem de sürekli güncellenebilir.
En iyi insan kaynakları programı hangisidir?
İyi bir insan kaynakları yazılımı neyi içermelidir? Evet; İK yazılımı denince akla ilk gelen şeyin, personelin kişisel bilgileri olduğunu biliyorum. Ama bu, böyle bir sistemin zaten olmazsa olmazıdır. İyi bir insan kaynakları sistemi; personelin kişisel bilgileri ve görevi dışında aşağıdaki bilgileri de yetkililere sunabilmelidir:
- Personelin departmanı
- Ekibi
- Yöneticisi
- Puantaj kayıtları
- Açık pozisyonlar ve bunlara ilişkin iş başvurusu kayıtları
- Şirket içi eğitim planlamaları
- Yıllık izin ve diğer izin taleplerinin alınması ve yürütülmesi
Not: Yukarıdaki özelliklere sahip olan ve şahsen önerebileceğim bir İnsan Kaynakları Programını şu adresten inceleyebilirsiniz: https://www.ofisim.com/ik/
Ofisim İK programını denemenizi mutlaka öneririm. Ücretsiz deneme imkanı da sunan Ofisim, insan kaynakları yönetiminde, eminim size yarar sağlayacaktır.
İşveren için insan kaynakları yazılımı neden önemlidir?
İşçi Dünyasında yüzlerce makale yayımladık ve binlerce soruya da cevap verdik. Bu soruların önemli bir kısmı da işverenlerden ve İK çalışanlarından geldi. İşveren/İK tarafından gelen bu soruların içinde en çok karşılaştığımız soru şu oldu: “Haklı olduğum halde, neden her defasında işçiler davaları kazanıyor? İş mahkemeleri neden her zaman işçi lehine karar veriyor?”
Bu soruya ben de hep aynı cevabı verdim: “Haklı işveren ya da haklı işçi yoktur, haklılığını ispat edebilen taraf vardır.”. Hatta bu konuda daha önce yazdığımız bir makalede, yapılan iş ve işlemlerin kayıt altına alınmasının ne kadar önemli olduğunu da açıklamıştık: https://mustafabaysal.com/isci-her-zaman-hakli-midir/
İnsan kaynakları programlarının işverenlere sağlayacağı en önemli avantaj, puantaj kayıtlarının tutulması olacaktır. Doğru şekilde tutulan ve işçi tarafından da imza alınmak ya da parmak izi, kart doğrulama ve benzeri sistemlerle onaylanan puantaj kayıtları, ileride yaşanacak olası anlaşmazlıklarda işverenin en büyük destekçisi olacaktır.
Aynı şey, yıllık izin kayıtları için de geçerlidir. Yıllık izin ücreti, işçi işten ayrıldıktan sonra anlaşmazlık konusu olduğunda ve mahkemeye intikal ettiğinde, işvereni en çok sıkıntıya sokacak olan alacak türüdür. Çünkü Yargıtay, konu yıllık izin ücreti olduğunda, sadece ama sadece yazılı kayıtları geçerli kabul etmekte ve işçi isterse 20 yıllık iznini kullanmış olsun, işveren bu durumu yazılı olarak kanıtlayamazsa, tüm bu sürelerin yıllık izin ücretini yeniden ödetmektedir.
İşte gerek yıllık izin takibi ve gerekse puantaj kayıtlarının tutulması bakımından, işveren tarafından bir İK yazılımı kullanılması son derece önem arz etmektedir.
İnsan kaynakları yazılımları, çalışan verimini artırır
İyi bir işveren; çalışanlarını, maliyet kaleminden öte bir paydaş olarak görmelidir. Çünkü personelin memnuniyeti arttıkça verimi artacak ve verim artışı da beraberinde başarıyı getirecektir. Bir insan kaynakları departmanı; her bir çalışanın ekibini, yöneticisini ve diğer kişisel durumlarını bilmelidir.
Bunun yanında; çalışanın ilgilisini çekebilecek bir pozisyonda açık oluştuğunda, personelin bundan haberdar olması sağlanabilmeli, düzenlenecek eğitim programları personele duyurulmalı ve katılımları azami ölçüde sağlanmalıdır.
Dosya üzerinden takip dönemi bitti
İşverenlerin bu hususu çok iyi anladığını görebiliyorum. Çalışanların kişisel bilgilerinin özlük dosyalarında biriktirildiği, özel bir bilgiye ihtiyaç duyulduğunda dosyaların tek tek tarandığı dönem yavaş yavaş sona eriyor.
Tek tuşla birçok bilgiye ulaşmak ve hatta bunları birbiriyle karşılaştırmak ya da yetkili makamlarca talep edildiğinde hızı şekilde sunabilmek artık mümkün ve işverenlerin bir an önce bu kolaylıklardan faydalanması gerekiyor.
SONUÇ
İnsan kaynakları programları, günümüz iş hayatından bir ihtiyaç haline geldi. İnsan kaynakları yönetiminin bir parçası olarak; çalışanların bilgilerine anında ulaşabilmek, onların ekiplerini, yöneticilerini tanımlayabilmek, puantaj kayıtların tutmak, izin takibini yapmak ya da açık pozisyonları hem İK departmanının hem de çalışanların bilgisine sunmak artık çok kolay.
Bütün bunları insan kaynakları yazılımları ile yapmak ve çalışan verimliliğini artırmak mümkün olduğuna göre; yazı içeriğinde de bahsettiğim sorunları yaşamak istemeyen işverenlere, mutlaka bir İK programı edinmelerini tavsiye ederim.
Böylece hem İnsan kaynakları yönetimi daha kolay yürütülebilecek, hem çalışan verimi artırılabilecek ve hem de ileride karşılaşılabilecek bazı öngörülemeyen maliyetlerden kurtulmak mümkün olacaktır.
