Personel devam kontrol sistemleri ne işe yarar?

İşçilerin mesailerinin takibi konusunda işverenlerce uygulanan üç temel yöntem olduğunu görüyoruz. Bunlardan ilki; bu takibi hiç yapmamak ki, bunu asla tavsiye etmiyorum. İkincisi, mesai takibini puantaj cetvelleriyle ve manuel olarak takip etmektir.

Üçüncüsü ise otomasyon sistemlerini kullanarak; parmak izi, kart okuma, yüz tanıma sistemi gibi seçeneklerle mesai takibi yapmaktır.

Peki Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) tam olarak nedir, ne işe yarar ve İş Kanunu bakımından faydaları nelerdir? PDKS ile mesai takibi neden önemlidir?

PDKS nedir?

Personel devam kontrol sistemi anlamına gelen PDKS, bir otomasyon programı sayesinde, çalışanların mesailerini takip etmeye yarayan programdır. Bu sisteme çalışanların bilgileri girilir ve her bir çalışanın mesaiye geliş ve mesaiden ayrılış saatleri aşağıdaki yöntemlerden biriyle tespit edilir:

• Çalışana kart verilir ve bu kart, işe giriş ve çıkışlarda okutulur.
• Çalışanın parmak izin alınarak program veri tabanına kaydedilir ve çalışan iş giriş ve çıkışlarda parmak izi okutur.
• Çalışanın yüz ya da göz yüzeyi taranarak veri tabanına kaydedilir ve çalışan işe giriş ve çıkışlarda yüzünü ya da gözünü okutur.

PDKS ve turnike sistemlerinin yararları neler?

Böyle bir sistem her şeyden önce, düzenli ve doğru bir şekilde mesai takibi yapılmasını sağlar. Avantajları genel olarak şöyle sıralanabilir:

• İşverene, dilediği zaman rapor alma imkanı verir. Böylece çalışanın genel durumu kolaylıkla tespit edilebilir.
• Takip sistemi sadece bilgisayar üzerinden değil, genelde telefon ya da tablet üzerinden de izlenebilir.
• Hukuki uyuşmazlık yaşanması halinde, sistem verileri mahkemece delil olarak kabul edilir.
• Puantaj cetvellerinin hazırlanması, imzalanması ve verilerinin elle işlenmesi sonucu oluşacak vakit kaybını engeller.

Pdks’nin en temel dezavantajı ise, elektrik kesintisi halinde çalışmaması ve veri kaybı yaşanması riskidir. Ancak günümüzde bu sorunlar jeneratör kullanılması ve verilerin bulut denilen sanal sunucularda saklanmasıyla aşılmaktadır.

Yargıtay kararlarında PDKS

İşverenler sık sık işçileriyle davalık olmaktadır. Bu davaların temelini ise çoğu zaman, çalışma süreleri oluşturur. Hem fazla mesai, genel tatil ücreti gibi alacaklarının tespiti hem de haklı feshin var olup olmadığının tespiti konusunda temel veri, çalışma süresi olmaktadır.

İşverenin elinde bulunacak PDKS programları, bu noktada büyük önem arz etmektedir. Böyle yazılı bir delilin varlığı halinde, işçi tarafından dinletilecek tanıkların etkisi büyük ölçüde azalacaktır.

Aşağıya, PDKS verilerinin önemini içeren birkaç Yargıtay kararını ekliyorum:

“…Önceki bozma ilamının iki nolu bendi gereğince; işyerine giriş çıkışlarda kart basılıyorsa ya da parmak izi okuma sistemi varsa buna ilişkin kayıt ve belgeler, puantaj kayıtları, günlük çalışmalara ilişkin tüm kayıt ve belgelerle işyerindeki günlük çalışma düzenini belirleyen her türlü kayıt ve belgenin getirtilmesi ve bu suretle toplanacak tüm delillerin yeniden değerlendirmeye tabi tutularak gerekirse bilirkişiden ek rapor alındıktan sonra oluşacak sonuca göre karar verilmesi gerekmektedir…”(22 Hukuk, 2014/21406 E.)

“Davalı işyerinde kartlı giriş çıkış yapıldığını belirterek yıllık izinlerin buna göre belirlenebileceğini iddia etmiştir. Davacının yıllık izin kullanımına ilişkin imzasız da olsa listeler de sunulmuştur. Mahkemece yıllık izinin peşin ödenmesi gerektiğinden bu yönde bir ödeme bulunup bulunmadığı, kartlı sistemin doğruluğu araştırılmadan, günlük puantaj cetvelleri, kartlı okuma sistemi, dört aylık sigorta bildirgeleri, denetime elverişli şekilde diğer kayıtlarla birlikte değerlendirilmeden yıllık izin alacağının kabulü hatalı olup bozma nedenidir.”(7 Hukuk, 2014/8102 E.)

“Somut olayda … işe giriş çıkış saatlerini gösteren kart okuma çizelgeleri sunulmuştur. Her ne kader bilirkişi davalı tanık beyanlarına göre dahi normal mesai saatleri dışında fazla çalışma olmasına rağmen bu çizelgelerde bu çalışmaların gösterilmemiş olması ve çizelgelerde davacının imzasının olmaması nedenleriyle bu kayıtlara itibar etmemişse de, söz konusu kayıtlarda normal mesai saatlerinden daha sonraki saatlerde işyerinden çıkışları gösteren kayıtlar da mevcuttur. İşyerinde giriş çıkışların kart sisteminde olması nedeniyle davacının kayıtlarda imzasının olmaması da doğaldır. Yapılacak iş; söz konusu işyerine giriş çıkış kayıtlarını içeren çizelgelere göre davacının fazla mesai ve ulusal bayram ve genel tatil alacaklarını hesaplattırmak …”(7 Hukuk, 2013/20595 E.)

SONUÇ

PDKS yani personel devam takip sistemlerinin iki temel yararının olduğunu söyleyebiliriz. İlki işyeri uygulamalarını kolaylaştırmak ve hataları en aza indirgemektir. İkincisi ise, işçi işten ayrıldıktan sonra yaşanabilecek hukuki anlaşmazlıklarda (Bkz: mustafabaysal.com/isci-her-zaman-hakli-midir), PDKS verilerinin yazılı delil kabul edilmesidir.

Böylece, işçi hangi iddialarda bulunursa bulunsun, elinde işçinin mesai takibini gösteren PDKS verileri olan bir işveren, bu iddiaların aksini kolaylıkla ortaya koyabilecektir.