Memurun özlük dosyası, onun hakkında önemli kişisel veriler içerir ve bu nedenle herkesle paylaşılmaması gerekir. Peki, ama memur özlük dosyasını görebilir mi? Ya da memurun özlük dosyasını kimler görebilir?
Memurun özlük dosyasını kimler görebilir?
Bu sorunun cevabının belirlenmiş olması önemlidir; çünkü böylece hem memurun kişisel verileri muhafaza edilmiş olur hem de uygulamada birlik sağlanmış olur.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun özlük dosyası konusunu düzenleyen 109’uncu maddesinde, özlük dosyalarını kimlerin görebileceği sayılmamış; bunun yerine özlük dosyalarıyla ilgili usul ve esasların Devlet Personel Başkanlığınca çıkarılacağı ifade edilmiştir.
Bunun üzerine mülga Devlet Personel Başkanlığı tarafından çıkarılan 2 seri numaralı Kamu Personeli Genel Tebliği’nde özlük dosyasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.
Özlük dosyasında hangi belgelerin bulunması gerektiği ve diğer temel konular bu tebliğde ele alınmıştır: https://mustafabaysal.com/memur-ozluk-dosyasi-belgeler/
Özlük dosyasını görebilecek olanlar
2 seri numaralı Kamu Personeli Genel Tebliği’nin konuyla ilgili maddesi şu şekildedir:
“Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir. Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez. Ayrıca kişinin rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz”.
Bu hükümden yola çıkarak, özlük dosyasını kimlerin görebileceği şu şekilde ifade edilebilir:
- Soruşturmaya yetkili merciler
- Kovuşturmaya yetkili merciler
Burada soruşturma ve kovuşturma kavramlarından ne anlaşılması gerektiği tartışılabilir.
Kovuşturma kavramı, iddianamemin kabul edilmesinden başlayıp hükmün kesinleşmesine kadar olan dönemi ifade etmesi bakımından daha anlaşılır bir kavramdır ve adli makamlarca yapılan işlemlere işaret eder: https://ms.hmb.gov.tr/uploads/2019/09/Kamu-%C4%B0daresinde-Soru%C5%9Fturma-Kovu%C5%9Fturma.pdf
Soruşturma ise adli bakımdan suç şüphesinin öğrenilmesinden başlayarak iddianamenin kabulüne kadar olan dönemi ifade ederken; idari bakımdan ise bir fiilin mevzuat karşısındaki durumunun tespiti için yapılan incelemeyi ifade eder.
Haliyle soruşturma ve kovuşturma yapan adli makamların muhakkak özlük dosyasını görebilmesi gerekirken; kanaatimce idari soruşturma yapanların da ihtiyaç duydukları bilgi ve belgelere ulaşabilmesi gerekir.
Özlük dosyasındaki bilgilerin paylaşılmasına dair çeşitli kurumların nasıl bir yol izlediklerini merak ettiğimde, kurumların neredeyse hiçbirinin bu konuyu özel olarak ele almadıklarını gördüm. Konuyla ilgili bulduğum tek düzenleme, fikir vermesi açısından yararlı olacaktır:
“… Ancak, idari yargı organlarınca; şahıslarla ilgili davalar için yazı ile istenilmesi halinde, mahkeme sonucunda iade edilmek üzere, istenilen belgelerin tasdikli birer fotokopileri alındıktan sonra bir yazı ekinde, işlemler sonucunda iade edilmesi gerektiği belirtilerek, gönderilecektir. Personel hakkında yapılan soruşturmaya esas olmak üzere müfettiş veya muhakkikin yazılı isteği üzerine, soruşturmaya esas ilgili evrakın tasdikli suretleri verilecektir… (Diyanet İşleri Başkanlığı Personel Özlük Dosyaları Hakkında Genelge, Madde 104).
Memur özlük dosyasını görebilir mi?
Evet, memurun özlük dosyasının soruşturma ve kovuşturma aşamalarında talep edilmesi durumu haricinde kimseyle paylaşılmadığını yukarıda yazdım. Peki, ama memur kendi özlük dosyasını görmek isterse ne olur?
Bununla ilgili mevzuatta açık bir düzenleme olmadığı gibi bir yargı kararına da rastlamadım. İlk bakışta; memurun kendi özlük dosyasını görmesi gerektiği düşünülebilse de Kamu Personeli Genel Tebliği’nde buna dair özel bir hüküm bulunmaz ve soruşturmaya ve kovuşturmaya yetkili olanlar dışındakilere bilgi verilemeyeceği ifade edilir.
O halde sonuç nedir? Memur, ilgili personel/insan kaynakları birimine yazı yazıp özlük dosyasının bir örneğini isteyebilir mi? Ya da ilgili daireye gidip özlük dosyasını şahsen incelemek isteyebilir mi?
Memur özlük dosyasını BİRAZ görebilir
Yukarıdaki ifadenin garip olduğunun farkındayım ve bu ifade benim şahsi kanaatimden ibarettir; çünkü bu hususta ne bir mevzuat metni ne de bir yargı kararı bulunuyor.
Kanaatimce memur kendi özlük dosyasını görebilmeli ve buradaki bilgi ve belgelere ulaşabilmelidir; fakat niteliği itibariyle gizlilik ifade eden ya da içeriğinde başkaca kamu görevlilerinin kişisel bilgilerini içeren evraklar memura gösterilmeyebilir.
Örneğin memurun, özlük dosyasındaki izin belgelerini görmek istemesi son derece kabul edilebilir bir talep iken kendisiyle birlikte başka memurların da içinde bulunduğu bir durum nedeniyle gerçekleştirilen bir soruşturmanın raporunu görmek talebi reddedilebilmelidir; çünkü rapor içeriğinde başka memurlara ait özel bilgi ve belgeler bulunabilir.
Yine de unutulmamalıdır ki; örneğin yukarıdaki gibi bir rapor memura verilmese de memur, raporun ardından hakkında yapılan işleme karşı dava açtığında idare mahkemeleri vasıtasıyla bu raporu elde etmek şansına sahip olacaktır.
SONUÇ
Memurun özlük dosyasını kimlerin görebileceğini yukarıda ifade ettim. Memurun kendi özlük dosyasını görmek talebi ise; görmek istediği bilgi ve belgelerin muhteviyatına göre kabul edilebileceği gibi ret de edilebilecektir.
