KVKK uyum süreci; envanterin hazırlanmasından dokümanların tamamlanmasına kadar onlarca aşamadan oluşur ve hem bilgi hem de tecrübe gerektirir. Bu nedenle KVKK uyum çalışmalarını kolaylaştırmak için birtakım KVKK yazılımları ortaya çıkmıştır. Peki, ama bu KVKK programları ne kadar yararlı ve kullanılmalı mı?
KVKK uyum çalışması
KVKK uyum çalışması; bir veri sorumlusunun veri işleme faaliyetlerini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve alt mevzuatının getirdiği kurallar bütününe uygun hale getirmektir.
Bu kapsamda yapılacak KVKK uyum çalışması temel olarak şu adımları ihtiva eder:
- Kişisel veri işleme envanterinin hazırlanması
- Dokümanların hazırlanması
- VERBİS kaydının yapılması
- Farkındalık eğitimlerinin yapılması
Yukarıda yer alan dört ana başlık onlarca alt başlıklara ayrılabilse de temel olarak süreç bunlardan oluşur.
KVKK uyum çalışmasında envanterin önemi
Kişisel veri envanteri hakkında daha önce çok ayrıntılı bir makale yazmıştım: https://mustafabaysal.com/kvkk-envanter-nedir-ornek/
O yazıdan da görüleceği gibi, KVKK uyum sürecinin başlangıcı, ortası ve sonu aslında kişisel veri işleme envanterinden ibarettir.
Çünkü tüm dokümanlara ve nihai olarak da VERBİS kaydına envanterdeki bilgiler kullanılarak ulaşılabilir. Böylece doğru bir envanter uyum sürecinin doğru tamamlanmasını sağlarken, yanlış bir envanter de süreci yanlış yere götürür.
Envanter hazırlanması
Bir envanter çok basit bir şekilde excel ya da Word kullanılarak hazırlanabilir. Özellikle Excel kullanıldığında, veriler çok daha rahat biçimde süzülebilir ve diğer dokümanlara aktarılabilir.
Yine de herkes Word ya da excel kullanmakta iyi olamayabilir ve daha da önemlisi, envanterde yer alan bilgilerin dokümanlara doğru şekilde aktarılmasında sorun yaşanabilir. İşte bu durumda devreye KVKK uyum yazılımları girecektir.
KVKK yazılımlarının temel faydaları üç ana başlıkta toplanabilir.
1- KVKK yazılımlarıyla envanter hazırlanması
Elinizde sihirli bir değnek olsa ve KVKK uyum çalışması esnasında tespit ettiğiniz her kişisel veriyi bir dokunuşla envantere atabilseydiniz ne kadar güzel olurdu, öyle değil mi?
İşte KVKK programlarının ilk faydasının envanter oluşturmayı kolaylaştırması olduğunu söyleyebiliriz. Tespit edilen kişisel verilere doğru soruları sormanızı sağlayan bir KVKK yazılımı, size tam ve doğru bir envanter sunabilir.
Ancak bu KVKK yazılımının her bir kişisel veri için asgari olarak aşağıdaki soruları size sorması ve aldığı cevapları envantere otomatik olarak girmesi ya da kendiliğinden bu bilgileri tamamlaması gerekir:
- Kişisel veri hangi veri kategorisine ait?
- Özel nitelikli kişisel veri mi?
- Veri işleme amacı ne?
- Veri konusu kişi grubu kim?
- Veri işlemenin hukuki sebebi ne?
- Kişisel veriyi saklama süresi ne kadar?
- Kişisel veri yurt içinde veya yurt dışında başka yere aktarılıyor mu?
- Kişisel verinin muhafazası için alınan idari ve teknik tedbirler neler?
Bu sorular ve envanterin genişliği elbette artırılabilir; fakat asgari olarak bu soruların cevabının envanterde yer alması gerekir.
2- KVKK yazılımlarıyla doküman hazırlanması
İşte bir KVKK uyum programından beklenen ikinci fonksiyon, envantere aldığı bilgileri otomatik olarak dokümanlara aktarmasıdır.
Aydınlatma metinlerinden açık rıza metinlerine, özel nitelikli kişisel veri işleme politikasından saklama ve imha politikasına kadar onlarca dokümanda yer alan bilgiler envanter kaynaklıdır ve iyi bir KVKK yazılımı envanterden doğru bilgileri alarak, bunları doğru dokümanlara götürmelidir.
Bana kalırsa, bir KVKK uyum yazılımının iyi ya da kötü olduğuna karar vermek için bakılması gereken ilk yer tam da burasıdır.
Çünkü KVKK yazılımı teknik bir çalışma da olsa arkasında yer alan ekip hangi dokümanda hangi bilgilerin yer alması gerektiğini bilmelidir. Yanlış bilgilerin dokümanlara aktarılması halinde, öncesinde hazırlanan iyi bir envanterin de önemi kalmayacaktır.
3- KVKK yazılımının VERBİS kaydı
Evet, VERBİS kaydı otomatik olarak ve botlarla yapılamaz. Fakat VERBİS (Bkz: https://mustafabaysal.com/verbis-nedir/) kaydında yer alan bölümler baştan bellidir ve şu şekildedir:
- Kişisel veri kategorileri
- İşleme amaçları
- Alıcılar
- Saklama süreleri
- Kişi grupları
- Aktarım yapılan yabancı ülkeler
- Güvenlik tedbirleri
O halde bir KVKK yazılımından, son tahlilde bir VERBİS özeti vermesi beklenebilir. Bu özet tablodaki bilgiler de veri sorumlusu ya da irtibat kişisi tarafından elle sisteme girilebilir.
SONUÇ
KVKK programları ya da KVKK uyum yazılımları işe yarar mı? Doğru bir envanter oluşturmanıza ve envanterdeki bilgileri doğru dokümanlara aktarmanızı sağlayan bir KVKK yazılımı elbette işe yarar.
Ancak KVKK yazılımına bakış açısının doğru olması gerekir. Bir KVKK yazılımı size “paket halinde” hazır “veri sorumlusu envanterleri” sunduğunu iddia ediyorsa, orada biraz durmalısınız. KVKK yazılımlarının amacı hazır envanterler oluşturmak değil, KVKK uyum sürecini kolaylaştırmak ve hızlandırmak olmalıdır.
Haliyle bir KVKK yazılımından beklenen de uyum çalışmasını sizin yerinize yapması değil, size bu konuda yardım etmesi olmalıdır.
Teknolojinin bu kadar geliştiği bir dönemde KVKK yazılımlarından uzak durmaya çalışmak kanaatimce doğru bir yaklaşım değildir; önemli olan doğru yazılımı bulmak olmalıdır.
Son olarak özellikle vurgulamak isterim ki; ülkemizde henüz emekleme çağında olan KVKK uyum süreci yürütme faaliyetleri büyüdükçe, KVKK teknolojileri de kendilerini geliştirerek büyüyecektir. Sahada fiilen çalışan danışmanlar ile masa başında yazılım hazırlayanlar birbirinin rakibi değil, tamamlayıcısı olarak görülmelidir.
