KVKK

Kişisel veri başvurusu ve Kurum’a şikayet

Bir veri sorumlusu bünyesinde hangi kişisel verilerinin işlendiğini bilmek hakkı, ilgili kişinin en temel haklarından birisidir. Ancak birçok kimse, veri sorumlusu bünyesinde hangi kişisel verilerinin işlendiğini bilmediği gibi; veri sorumlusuna başvuruyu nasıl yapması gerektiğini de bilmez. Bu yazıda şu sorunun cevabı birlikte bulalım: Veri sorumlusuna nasıl başvurulur? Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na nasıl şikâyet edilir?

Aşağılarda göreceğiniz üzere; bu yazıya özel bir “İNFOGRAFİK” hazırladım ve veri sorumlusuna başvurudan Kurum’a şikâyete kadar tüm süreçleri tek bir görselde özet olarak sıraladım.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Silinmesi Kanunu 2016’dan bu yana hayatımızda ve kanunun fiili uygulama sahası ile bilinirliği her geçen gün artıyor.

Kanun temel sistematik olarak kişisel verilerin işlenmesini, aktarılmasını, muhafazasını ve imhasını kurallara bağlarken; bunlara dair düzenleyici ve yön verici işlemler de Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından gerçekleştiriliyor: https://www.kvkk.gov.tr/

Kişisel verinin işlenmesi şartı

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi olarak tanımlanabilecek “ilgili kişi”nin bilmesi gereken ilk husus şudur: Bir kişisel verinizin işlenmesi için veri sorumlusunun mutlaka ama mutlaka bir “kişisel veri işleme şartı”nı haiz olması gerekir.

Bu şartların başında “açık rıza” gelir ki; bunun ne olduğunu daha önce yazmıştım: https://mustafabaysal.com/acik-riza-kvkk/

Ayrıca 6698 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde sayılan özel sebeplerin varlığı halinde, açık rıza alınmasına gerek olmadan da kişisel verileriniz işlenebilir. Bu altı şart şunlardır:

  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

O halde şunu söylemek yanlış olmayacaktır:

Kişisel veriniz bir veri sorumlusunca “hukuka uygun” şekilde işlenmişse ya bu verinin işlenmesi için açık rıza vermişsinizdir ya da 5’inci maddede sayılı altı şarttan birisi mevcuttur.

Hangi kişisel verilerimiz işleniyor?

Hayatımız boyunca yüzlerce ve hatta binlerce veri sorumlusuyla muhatap oluyoruz ve farkında olarak veya olmayarak kişisel verilerimizi onlarla paylaşıyoruz.

Basit bir günü ele alsak bile; bankamatikten para çekiyor, marketten alışveriş yapıyor, dışarıda yemek yiyor, işyerine gidiyor, otobüse biniyor, internette geziniyor, mobil uygulama kullanıyor, dijital platformlarda film izliyor, spor salonuna gidiyor ve buna benzer onlarca faaliyeti gerçekleştiriyoruz.

Saydığım her bir faaliyeti yürütürken de kişisel verilerimiz veri sorumlularınca işlenmeye devam ediliyor. O halde tam bu noktada iki kavramı kısaca tanımlamak doğru olacaktır. Kişisel veri nedir ve veri sorumlusu kimdir?

veri sahibi başvurusu

Kişisel veri ve veri sorumlusu

Kişisel veri; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Veri sorumlusu ise; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Yukarıdaki örnekleri somutlaştırırsak (sadece birer veriyi örnek alacağım) konu daha iyi anlaşılacaktır:

  • Para çekerken işlenen kişisel verimiz ”finans”, veri sorumlusu bankadır.
  • Alışveriş yaparken işlenen kişisel verimiz “tüketim alışkanlığımız”, veri sorumlusu markettir.
  • Çalışırken işlenen kişisel verimiz “sağlık”, veri sorumlusu işverendir.
  • İnternette gezinirken işlenen kişisel verimiz “IP adresi”, veri işleyen internet sitesidir.
  • Film izlerken işlenen kişisel verimiz “satın alma geçmişimiz”, veri işleyen dijital platformdur.

Yukarıdaki örnekler dilendiği kadar çoğaltılabilir; ancak kişisel veri kavramı ile veri sorumlusu kavramını temel düzeyde anlamak için yeterli kabul edilebilirler.

kvkk başvuru formu örneği

Veri sorumlusuna başvuru nedir?

İlgili kişi; bir veri sorumlusu bünyesinde hangi kişisel verilerinin işlendiğini merak edebilir ya da bir talebi olabilir. Bunun için haliyle veri sorumlusuna başvurması gerekir.

Veri sorumlusuna başvurmak için öngörülmüş zorunlu ve matbu bir form yoktur. Basit bir dilekçeyle dahi veri sorumlusuna (ama mutlaka yazılı olarak) başvuru yapılabilir. Yine de bu başvuruda kullanılması için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından hazırlanmış matbu bir form mevcuttur.

İster matbu formu kullanın, isterseniz siz bir dilekçeyle başvurun; başvurularınızın asgari olarak aşağıdaki bilgileri içermesi zorunludur:

  • Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
  • Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
  • Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
  • Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
  • Talep konusu,

Veri sahibi başvuru formu örneği

Şu bağlantıda bir örneği bulunan veri sahibi başvuru formu, veri sorumlusuna başvuru için kullanılabilir: https://mustafabaysal.com/wp-content/uploads/2021/03/veri-sahibi-basvuru-formu.docx

Bu formun bir örneğini aşağıda bulabilirsiniz.

veri sahibi başvuru formu ilk sayfa
veri sahibi başvuru formu ikinci sayfa

Başvuruya veri sorumlusunca cevap verilmesi

Yukarıdaki başvuru formu veri sorumlusunca en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandırılmalıdır.  Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Ücret tarifesi Kişisel Verileri Korumu Kurumu tarafından çıkarılan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” ile belirlenmiş olup İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz.

On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Veri sorumlusu başvuruya nasıl cevap verir?

Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde veri sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

Başvuru sonrası Kurum’a şikâyet

Veri sorumlusuna yapılan başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.

kişisel veri şikayet nasıl yapılır?

Şikâyet sonrası Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nca yapılanlar

Kurul şikâyeti incelemeye başlarsa; devlet sırrı niteliğindeki bilgi ve belgeler hariç; veri sorumlusu, Kurulun, inceleme konusuyla ilgili istemiş olduğu bilgi ve belgeleri 15 gün içinde göndermek ve gerektiğinde yerinde inceleme yapılmasına imkân sağlamak zorundadır.

Şikâyet üzerine veya resen yapılan inceleme sonucunda, ihlalin varlığının anlaşılması halinde Kurul, tespit ettiği hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek ilgililere tebliğ eder. Bu karar, tebliğden itibaren gecikmeksizin ve en geç otuz gün içinde yerine getirilir.

Yukarıdaki şikâyet ve başvuru süreçlerinde, veri sorumlusu sorumluluklarını yerine getirmezse, bunun karşılığında idari para cezasıyla karşılaşabilecektir.

Veri sorumlusuna başvuru usul ve esasları hakkında tebliğ

Bu konuda daha detaylı bilgi almak isteyen okuyucular, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” hükümlerine göz atabilir:

https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/03/20180310-6.htm

Kişisel veri başvuru ve şikâyet infografiği

Hemen aşağıda yer alan infografikte, veri sorumlusuna başvuru ve Kurul’a şikâyet yolunu öz olarak izah ettim:

kvkk başvuru şikayet infografik

Şikayet usul ve esaslarına dair KVK Kurumu’nun duyurusu

Bu yazı yazıldıktan yalnızca birkaç gün sonra 30/03/2021 tarihinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu bir duyuru yayımladı ve Kurum’a yapılacak şikayetlerde izlenmesi gereken usul ve esasları açıkladı:

https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/6938/Kurumumuza-Yapilan-Sikayetlerin-Usul-Sartlarina-Iliskin-Kamuoyu-Duyurusu?fbclid=IwAR0cNrbi9I-VfC8e8CiYHB5KWujLAVrpEknIfFo3KplAl-zRL6Qv3_V7pog

Yukarıdaki bağlantıda yer alan bu duyuruda özetle şu bilgiler yer aldı:

Veri sorumlusuna yapılacak başvuruda aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekecek:

  • Veri sorumlusuna yapılacak başvurular; yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla yapılmalı.
  • Başvuru veri sorumlusuna ilgili kişinin KEP adresi dışında bir e-posta adresi üzerinden iletilecek ise mutlak surette veri sorumlusuna daha önce bildirilmiş ve veri sorumlusu nezdinde kayıtlı bulunan e-posta adresi kullanılmalı.
  • Veri sorumlusuna başvuru yazılı yapılmış ise mutlak surette başvuruda imzaya yer verilmeli, vekil aracılığı ile yapılan başvurularda vekaletname örneği iletilmeli.
  • Yapılan her başvurunun ad, soyad, T.C. Kimlik No., tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve talep konusu içermesi gerekir.
  • Yapılan başvuruların Kanunun 11 inci maddesinde yer verilen ilgili kişinin hakları kapsamında olması gerekir.

Sonrasında Kurul’a yapılacak şikayet başvurularında ise aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir:

  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince yazılı başvurularda mutlak surette ad, soyad, imza, iş veya ikametgah adresine yer verilmeli.
  • Vekil aracılığı ile yapılan başvurularda başvuru ekinde ilgili kişiye ait vekâletnamenin eksiksiz bir şekilde ve süresine dikkat edilerek sunulmalı.
  • Kanun kapsamındaki talepler ile ilgili olarak Kurula şikayette bulunmadan önce veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmeli.
  • Veri sorumlusuna yapılmış başvuruya, başvurunun veri sorumlusuna iletildiğine dair kanıtlayıcı belgeye (örneğin PTT gönderi belgesi) ve gerekmesi halinde başvuru yöntemine ilişkin bilgi ve belgeye (örneğin e-posta ya da bir uygulama aracılığı ile başvuruldu ise bu yöntemin anlaşılır ve kanıt taşır nitelikte sunulması) yer verilmeli.
  • Veri sorumlusu tarafından ilgili kişiye cevap verilmiş ise verilen cevap dilekçe ekinde yer almalı ve varsa ilgili kişi tarafından cevabın ne zaman alındığını gösterir belge iletilmeli.
  • Kanunun 14 üncü maddesinde Kurula şikayette bulunabilmek için öngörülen sürelere riayet edilmeli, bu kapsamda ilgili kişilerce
    • Veri sorumlusundan başvuru tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde yanıt alındığı durumlarda veri sorumlusunun cevabının öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içinde Kurula şikayet iletilmeli
    • Veri sorumlusunun yanıtının başvuru tarihinden itibaren otuz günden daha geç alınması halinde ilk başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayet iletilmeli
    • Veri sorumlusundan yanıt alınmadığı durumlarda başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayet iletilmeli
  • Veri sorumlularının kendilerine başvurulduğu tarihten itibaren 30 günlük cevap verme süresinin olduğu dikkate alındığında veri sorumlusuna yapılan başvurudan itibaren 30 gün beklenilmeli, yanıt alınmaması durumunda Kurula şikayette bulunulmalı.
  • Kanunun 14 üncü maddesinde yer verilen sürelerin hesaplanabilmesini teminen Kurula iletilen dilekçelerin, veri sorumlusuna yapılan başvuruların, alınan cevapların ve bu belgelere dair gönderi belgelerinin tarihleri açık ve anlaşılır olmalı.
  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince şikâyete konu edilen iddiaları tevsik edici belgeler dilekçeye ilave edilmeli.
  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince şikâyet konusu ve talep açık olarak belirtilmeli.
  • Konunun yargı mercilerine de intikal ettirilmesi halinde bu hususta detaylı bilgi ve dokümana yer verilmeli.
  • Kurumun görev alanı dışında taleplere yer verilmemeli.

SONUÇ

İster merak nedeniyle ister bir ihlalin tespiti için veya isterseniz bir kişisel verinizin silinmesi için, hangi nedenle olursa olsun, veri sorumlusuna başvurmak isteyebilirsiniz.

Bu başvurunun nasıl yapılması gerektiğini yukarıda açıkladım. Benzer şekilde, Kişisel Verileri Korumu Kurulu’na da şikâyette bulunmak isteyebilirsiniz.

Ancak şikâyette bulunmak için öncelikle veri sorumlusuna başvurmanız gerektiğini tekrar hatırlatmak isterim.

Bu anlaşılabilir ön şarttır; çünkü böylece talebiniz veri sorumlusunca yerine getirilebilir ya da istediğiniz bilgiyi edinebilirsiniz. Ancak bunlar olmazsa Kurul’un meşgul edilmesi haliyle doğru bir yöntemdir.

Son olarak belirtmek isterim ki; Kurul’a yapılacak şikayet başvuruları online olarak da şu adresten alınmaktadır:

https://sikayet.kvkk.gov.tr/

12 adımda kvkk kitabı mustafa baysal

Mustafa BAYSAL

Sizin için doğru ve değerli bilgiyi paylaşmaya çalışıyorum. Bu yazı gerçekten işinize yaradıysa ve teşekkür etmek istiyorsanız, yapmanız gereken tek şey onu PAYLAŞMAK. Nasıl mı? Hemen üste bakın :)

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu