Karar defteri, bir apartmanın ya da sitenin yönetimine dair temel bilgilerin ve kararların yer aldığı bir defterdir. Haliyle aidat miktarından ortak alanların yönetimine kadar birçok hususa dair bilgiler bu defterde bulunabilir. Peki, ama karar defteri kaybolursa ne olur?
Karar defterinin kaybolması
Normal şartlar altında, apartmanın ya da sitenin karar defteri yöneticide bulunur. Eğer bir yönetici yerine yönetim kurulu varsa, bu defa karar defteri muhtemelen bunların herhangi birinin uhdesinde bulunacaktır.
Karar defterinin kaybolması ise sık rastlanmasa da meydana gelebilir ve bu durumda hızlıca yapılması gereken işler olacaktır.
Apartman karar defteri nedir?
Karar defteri, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32’nci maddesinden kaynaklanan bir defter olup konuyla ilgili daha önce bir yazı kaleme almıştım: https://mustafabaysal.com/apartman-karar-defteri/
Yine de kısaca tekrarlamam gerekirse, karar defteri; Bir numaradan başlayıp sırayla giden sayfa numaralarından oluşan, her sayfası noter onaylı olan, kat malikleri kurulundan alınan kararların yazıldığı ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalan defterdir.
Karar defteri kaybolursa ne yapılmalı?
Apartman ya da site karar defterinin önemi, içerdiği bilgilerden ileri gelir. Öyle ki; bir karar defterinde, kat malikleri kurulunun aldığı her kararı bulabileceğiniz gibi yapılan çeşitli protokolleri ya da sözleşmeleri de bulabilirsiniz.
Böylesine önemli bilgiler ve belgeler ihtiva eden karar defteri kaybolduğunda, yapılması gereken acil işler vardır. Buna göre, karar defteri kaybolduğunda sırayla şunlar yapılmalıdır:
- Defterin kaybolduğuna dair bir tutanak hazırlanmalı ve bu tutanak yönetici ya da yönetim kurulu tarafından imzalanmalıdır.
- Karar defterinin kaybolduğu, tüm kat maliklerine hızlıca bildirilmelidir (Whatsapp vb. yöntemlerle olabilir).
- Yeni karar defteri derhal hazır edilmeli ve notere tasdik ettirilmelidir.
- Yeni karar defterinin birinci sayfasına, hazırlanmış olan kayıp tutanağı yapıştırılmalıdır.
Apartman karar defteri kaybolursa cezası var mı?
Karar defterini kaybetmenin Kat Mülkiyeti Kanunu bakımından öngörülmüş bir cezası yoktur. Bir başka deyişle, karar defterini kaybettiği için yöneticiye ceza uygulanmaz.
Fakat böyle bir ceza, dolaylı yoldan yöneticinin ya da yönetimin karşısına çıkabilir. Şöyle ki; Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36’ncı maddesine göre karar defteri tutmayan yöneticiye, sulh hukuk mahkemesi tarafından 4.414,00 TL ile 35.851,00 TL arasında bir ceza uygulanması mümkündür.
O halde karar defterini kaybettiği halde hiçbir şey yapmayan bir yönetici, herhangi bir kat malikinin şikâyeti üzerine yukarıdaki cezaya muhatap olabilir. Ancak derhal yeni bir karar defteri hazırlayıp usulüne uygun şekilde düzenlendikten sonra, artık ceza söz konusu olmayacaktır.
Karar defteri kayıp tutanağı örneği
Biraz yukarıda bahsettiğim tutanak son derece basitçe hazırlanabilir. Tutanak içeriğinde aşağıdaki cümlelerin yer alması ve tutanağın ilgililerce imzalanması yeterli olacaktır:
“…………………………. Sitesine ait karar defteri kaybolmuş olup yapılan tüm aramalara rağmen karar defteri bulunamamıştır. Durumu tespit etmek üzere işbu tutanak iki suret hazırlanmış ve aşağıda ismi yazılı olanlar tarafından …./…./……. tarihinde imzalanmıştır.”.
Apartman karar defteri zayi belgesi
Buraya kadar izah ettiklerim haricinde önemli bir husus daha var. Normal şartlar altında yönetici, herhangi bir notere gidip karar defterini kaybettiğini söyleyip yeni defteri tasdik ettirmek istediğinde, bazen sorun yaşayabiliyor.
Bazen diyorum; çünkü bazı noterler yeni defteri onaylarken bazıları karakoldan tutanak ya da mahkemeden defter zayi kararı isteyebiliyor.
Bu durumda karakolların tutanak düzenlemeyeceğini tahmin etmek zor olmasa gerekir. Mahkemeye zayi kararı için başvurulsa, bu da çok uzun süreler alacaktır.
Bu nedenle, eğer noter sizden zayi belgesi isterse bir başka notere gitmeyi mutlaka deneyin. Daha da olmazsa, hiçbir şey söylemeden doğrudan defteri tasdik ettirmeyi de deneyebilirsiniz.
SONUÇ
Apartmanın ya da sitenin karar defteri dikkatli muhafaza edilmelidir; ancak her şeye rağmen defterin kaybolması da muhtemeldir.
Böyle bir durumda, karar defterinin kaybolduğunu gizlemek, yapılacak en büyük hata olacaktır. Yukarıda izah ettiğim üzere; karar defteri kaybolursa ve bulunmamışsa bir tutanakla bu husus kayıt altına alınmalı, yeni bir karar defteri notere onaylatılarak kullanılmaya başlanmalı ve bu durumdan kat malikleri hızlıca haberdar edilmelidir.
