İşyerinde yaşanan bir sorun ya da işçi ile ilgili özel bir durum, işveren tarafından bir tutanağa bağlanmak istenebilir. Böyle bir durumda işçi hakkında düzenlenen tutanak, işçinin özlük dosyasına kaldırılabilir. Peki, ama işçiye tutulan tutanak kaç yıl geçerli olur?
İşçiye tutulan tutanak kaç yıl geçerli?
Yukarıdaki sorunun sorulma nedeni çoğu zaman, işçi hakkında düzenlenen tutanakların hemen işleme koyulmaması ve özlük dosyasında uzun süreler bekliyor olmasıdır. Haliyle, işçinin de hakkında tutulan tutanağın geçerlilik süresini merak etmesi tabidir.
İşçi hakkında tutanak tutulması
Tutanak, bir durumu veya olayı kayıt altına alan belgeyi ifade eder. Öyle ki; işçi hakkında bir tutanak düzenlenmişse işçinin karıştığı veya bizzat kahramanı olduğu bir olay söz konusu demektir.
Tutanak düzenlemekten amaç da yaşanan olayı kayıt altına almak ve böylece ileride doğabilecek itirazların önüne geçmektir. Bazı durumlarda, bu tutanak içeriği doğrudan işçinin iş akdinin feshinde de kullanılabilir.
Şu yazımda benzer bir konuya değinmiştim ve tutanak olmadan da işçi çıkarmanın neden mümkün olduğunu izah etmiştim: https://mustafabaysal.com/isci-tutanaksiz-isten-cikarilabilir-mi/
Tutanak içeriği nasıl olmalı?
Bir tutanağın düzenlenmesindeki gaye, bir olayı kayıt altına almak olduğuna göre; tutanağın asgari olarak aşağıdaki hususları içermesi beklenir:
- Meydana gelen olay
- Olayın nasıl meydana geldiği
- Olayın tarihi ve yeri
- Varsa, olaya şahit olanlara ait bilgiler
- Hakkında tutanak tutulan işçinin bilgileri
Hazırlanan tutanak, tutanağı düzenleyen tarafından mutlaka ve eğer imza atmak isterse, ayrıca işçi tarafından da imzalanır.
Evet, işçinin tutanağı imzalaması zorunlu değildir ve bunun sebebini de şu yazımda izah etmiştim: https://mustafabaysal.com/isci-hakkinda-duzenlenen-tutanagi-imzalamak-istemezse/
İşçinin tutanak nedeniyle işten çıkarılması
Aslında, tutanak işçinin çıkarılmasına doğrudan bir sebep asla olamaz. Tutanak ancak ve ancak, işçinin fiilini kayıt altına aldığı için, işçinin çıkarılmasında gerekçe olan fiile bir ispat vesilesi olarak nitelendirilebilir: https://mustafabaysal.com/isci-kacinci-ihtardan-sonra-isten-cikarilir/
Öyle ki; işçinin hakkında düzenlenen tutanak sayısı tek başına bir anlam ifade etmez. Burada önemli olan, tutanağın işçinin kaçıncı tutanağı olduğu değil, tutanağa konu fiilin gerçek mahiyeti ve bu fiilin işyerine etkisidir.
İşçiye tutulan tutanağın geçerlilik süresi
Önce şu temel ve net bilgiyi verelim: İş Kanunu ve ilgili mevzuatında, tutanak geçerlilik süresine dair kesin bir süre hiçbir şekilde belirtilmemiştir.
Bunun anlamı; işçiye tutulan tutanağın geçerlilik süresinin olmadığıdır; ancak bu durum, tutanakların bir ömür iş yapabileceği anlamına da gelmez. Gelin, konunun detaylarına inelim.
İşyerinde tutulan tutanağın sonuçları
Öncelikle şu iki kavramı biliyor olmanız gerekir:
Tekrar olmaması için iki fesih türünün tüm detaylarına girmeyeceğim; ancak çok kısaca bu iki fesih türünü özetlemeye çalışacağım.
Haklı nedenle derhal fesih öyle bir fesih türüdür ki; burada işçinin iş akdi DERHAL ve işçinin savunmasının alınmasına bile gerek olmadan sona erdirilebilir. İşçi bu durumda kıdem ve ihbar tazminatı hakkını da yitirir.
Bildirimli fesih ise öyle bir fesih türüdür ki; burada işveren işçiye, iki ila sekiz hafta arasında değişen, bir ihbar süresi tanır ve bu sürenin sonunda iş sözleşmesi feshedilir. İşçiye kıdem tazminatı ödenir ve hatta yukarıda bahsettiğim ihbar süresi tanınmazsa, ihbar tazminatı ödenmesi de gerekir.
İşte tutanağın sonucu eğer haklı nedenle fesih ile bitecekse ayrı, bildirimli fesih ile bitecekse ayrı süreler söz konusu olacaktır.
Haklı nedenle fesihte tutanak geçerlilik süresi
Haklı nedenle fesihte 6 iş günlük sürenin önemini şu yazımda anlatmıştım: https://mustafabaysal.com/hakli-nedenle-fesihte-6-is-gunluk-surenin-onemi/
Bu yazımdan da göreceğiniz üzere; feshe yetkili makamın ilgili fiili öğrenmesinin ardından, haklı nedenle fesih yapmak için 6 iş günlük süresi vardır. İşte tutanak düzenlendikten sonra, bu tutanak ilgili makamın önüne geldiğinde, artık 6 iş günlük geçerlilik süresi olacaktır. Bunu örneklerle şöyle izah edebiliriz:
- Küçük bir işyerinde işçi hakkında bir tutanak tutuldu ve işçinin haklı nedenle derhal işten çıkarılması gerekti. Tutanağı da işveren tuttu. Artık bu tutanağın haklı nedenle fesihte kullanılması için 6 iş günlük süre vardır.
- Daha büyük bir işletmede bir işçi hakkında tutanak tutuldu. Bu tutanak, 10 gün sonra işverene sunuldu. Artık tutanağın, haklı fesihte kullanılabilmesi için 6 iş günlük geçerlilik süresi, işverene sunulduğu gün başlar.
- Büyük bir işletmede düzenlenen tutanak, insan kaynakları birimine gönderildi. İnsan kaynakları biriminin fesih kararı alabilmesi için haftalık ya da aylık toplanan bir alt birimi olsun. Bu alt birimin önüne tutanak geldiği andan itibaren, haklı fesihte kullanılması için tutanağın 6 iş günlük süresi başlar.
Bu 6 iş günlük süre geçirilince, artık tutanak içeriği haklı fesihte kullanılamaz. Ancak bu, tutanağın artık işe yaramaz olduğu anlamına gelmemelidir.
Bildirimli fesihte tutanak geçerlilik süresi
Bildirimli fesihte kullanılacak tutanaklar için hiçbir süre sınırı bulunmaz. Burada önemli olan bu tutanakların içeriğinin doğruluğu ve işyerine etkisidir.
Hemen yukarıda anlattığım ve 6 iş günlü sürenin geçtiği tutanaklar da her zaman bildirimli fesih için kullanılabilir.
Konu şöyle örneklendirebiliriz: İşçi hakkında 2022’de işinin aksattığı için bir tutanak düzenlensin. Aynı işçi için yine 2022’de geç kalma tutanağı, 2023’te devamsızlık tutanağı ve kavgaya karışma tutanağı olsun. Aynı işçinin 2024’te gece nöbetteyken uyuduğuna dair bir tutanak olsun. Bütün bu tutanakların geçerlilik süresi olmaz.
İşveren örneğin 2025’te işini aksattığı için tutanak düzenlediği bu işçiye; önceki tutanaklarını da gerekçe göstererek, bildirimli fesih yapabilir. Yıllar öncesine ait eski tutanaklar, burada halen geçerliliğini koruyacaktır.
SONUÇ
İşçiye tutulan tutanak kaç yıl geçerli? İşyerinde tutulan tutanakların geçerlilik süresi olmaz. Ancak ve ancak, özel bir durum olması nedeniyle, haklı nedenle fesih yapılacaksa tutanakların 6 iş günlük geçerlilik süresinin olduğunu yukarıda izah ettim.
Tutanaklarla ilgili şunun bilinmesi gerekir ki; yıllardır özlük dosyasında duran bir tutanak birden bire işçinin karşısına çıkarılıp işçiye bununla işlem yapılamaz. Fakat birbirine benzer tutanaklar yıllar içerisinde düzenlenmişse ve yıllar sonra işçiye yine benzer bir tutanaktan işlem yapılacaksa, elbette eski tutanaklar da burada bir etkiye sahip olacaktır.