İşçi özlük dosyasını görmek isteyebilir mi?

Özlük dosyası işçi ile ilgili temel bilgilerin yer aldığı bir dosya olduğu gibi, içinde özel birtakım bilgi ve belgeler de barındırabilir. İşçi de herhangi bir nedenle, özlük dosyasını görmek isteyebilir. Peki, ama işçi özlük dosyasını isteyebilir mi?

İşçinin özlük dosyasını görmek istemesi

İşçinin, kendisine ait özlük dosyasını görmek istemesinin birçok nedeni olabilir. Bu nedenlerden bazıları şöyle sıralanabilir:

• İşçi özlük dosyasını merak etmiştir.
• İşçi, kendisi hakkında düzenlenene tutanak ya da performans raporları gibi belgeleri görmek istemiştir.
• İşçi, işverenin özlük dosyasında hangi bilgilerini muhafaza ettiğini öğrenmek istemiştir.

Yukarıdaki örnekler sayısız şekilde çoğaltılabilir; fakat her seferinde aynı sorunun cevabı aranmaya devam edilecektir: İşçi özlük dosyasını isteyebilir mi?

Özlük dosyası nedir?

Özlük dosyası; adından da anlaşılacağı üzere bir kimse hakkında bazı bilgilerin ve belgelerin yer aldığı dosyayı ifade eder.

Özlük dosyasının illa fiziki ortamda tutulması gerekmez ve bazı bilgiler ile belgeler sanal ortamda ya da bilgisayarda da muhafaza edilebilir.

İş Kanunu’nda özlük dosyası

Özlük dosyası kavramı kendine İş Kanunu’nun 75’inci maddesinde yer bulur. Özlük dosyasına ilişkin temel kurallar bu maddede yer alır. Maddede özlük dosyasının doğrudan bir tanımı bulunmaz.

Özlük dosyasının tanımı

75’inci maddede özlük dosyasının tanımı bulunmasa da madde içeriğinden bir tanım ortaya çıkarılabilir. Buna göre özlük dosyası şöyle tanımlanabilir:

“Özlük dosyası; işverenin çalıştırdığı her işçi için düzenlediği; içinde işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olunan her türlü belge ve kayıtların saklandığı ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olunan dosyadır.”.

Yine ayna maddeye göre; işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

İşçi özlük dosyasını görebilir mi?

Öncelikle şunu ifade etmek gerekir ki; işçinin kendi özlük dosyasına ulaşımı konusunda İş Kanunu hiçbir hüküm koymamıştır. Yani ne işçinin özlük dosyasını istediğinde görebileceğini ifade etmiş ne de işverenin işçisine özlük dosyasını vermek zorunda olmadığını belirtmiştir.

Yargıtay kararları incelendiğinde de işçinin özlük dosyasına ulaşımı hususunda herhangi bir karara rastlamak mümkün olmaz. O zaman, yukarıdaki sorunun cevabını şahsen ve sübjektif olarak vermek gerekir.

İşçi özlük dosyasını görebilir; ancak…

Burada benim şahsi kanaatim; işçinin özel 2 durum haricinde, özlük dosyasını her istediğinde görebilmesinin sağlanması gerektiği yönündedir. İşçiyi ilgilendiren ve onun şahsi dosyasında yer alan hiçbir bilgi ve belge ondan kural olarak saklanamaz.

Ancak kanaatimce şu iki durumda işçiden bilgi ve belge saklanması mümkündür:

• Özlük dosyasındaki bir belgede, ilgili işçiden başka üçüncü şahıslara ait kişisel verilerin bulunması
• İşçiye özlük dosyasındaki hangi bilgilerin ve belgelerin verilmeyeceğinin kurum içi yönetmelik vb. metinlerle belirlenmiş olması

Bu iki hususu biraz daha ayrıntılı inceleyelim.

Özlük dosyasında başka işçinin bilgisinin yer alması

Özlük dosyasında yer alan bir tutanakta ya da raporda başka bir işçinin adı soyadı ya da farklı bir ilgisi yer alabilir. Üçüncü şahsa ait bu kişisel verinin öylece paylaşılması mümkün değildir. Böyle bir belge işçiye paylaşılacaksa bile, üçüncü şahsa ait bilgilerin karalanarak ya da kapatılarak paylaşılması gerekir.

Özlüğe ilişkin kurum içi düzenlemeler

Kurum için performans yönetmeliğinde ya da başkaca bir metinde, örneğin işçilerin performans raporlarının işçilerle paylaşılmayacağı belirtilmişse ve bu metin işçiye tebliğ edilmişse, artık bu performans raporunun işçiyle paylaşılması gerekmez.

Dolayısıyla; kurum içi düzenlemelerle getirilen paylaşım yasakları ya da kısıtlamaları da özlük dosyasının işçiyle paylaşılması hususunu etkileyecektir.

SONUÇ

İşçi özlük dosyasını işverenden isteyebilir mi? Evet, elbette isteyebilir; ancak işverenin dosyayı her seferinde ve olduğu gibi işçiye vermesi beklenemez. Yukarıda izah ettiğim nedenlerle işverenin işçiden saklayabileceği ya da saklaması gereken bilgi ve belgeler mevcut olabilir.

Tersinden baktığımızda, işverenin işçisinden özlük dosyasını olabildiğince saklamaya çalışması da doğru değildir. Kaldı ki; KVKK nedeniyle işçinin kendisine ait hangi kişisel verilerin işlendiğini görmek ve sorgulamak hakkı her zaman vardır.

Özlük dosyasını görmek konusunda işverenlere tavsiyem, ellerinden geldiğince bu konuda paylaşımcı olmalarıyken; işçilere ise istedikleri her bilgi ve belgeye her zaman ve her yerde ulaşamayabileceklerini hatırlamalarını tavsiye ederim.

İşçi özlük dosyasında bulunması gereken evrakları kaleme aldığım yazıma da buradan ulaşabilirsiniz: https://mustafabaysal.com/ozluk-dosyasinda-bulunmasi-gereken-belgeler-neler/

Bir soru bir cevap: